BPOを実際に導入する際は、メリットやデメリットがわからないと、なかなか導入に踏み切れないでしょう。本記事では、BPOのメリット・デメリットを解説しています。

加えて、BPO導入するためのプロセスについて解説し、実際の導入事例についても紹介します。BPO導入におけるメリット・デメリットを整理することで、具体的な導入プロセスが明確になるでしょう。

BPOを導入するメリット

BPOを導入することで企業が得られるメリットはいくつかありますが、その中でも代表的な以下のメリットを紹介します。

• コア業務にリソースを配分できる
• 専門業者により品質が担保できる
• 社会情勢の変化へ迅速に対応できる
• 最新技術が導入できる
• 初期投資へのリスクヘッジができる
• 経営スピードを加速させることができる
• 固定費の変動費化（オフバランス化）
• 業務の標準化・効率化

それぞれのメリットの詳細を解説します。

コア業務にリソースを配分できる

BPOを導入することで、ノンコア業務を外部委託できるようになります。社員の業務負担を軽減して、コア業務にリソースを集中させることができるようになります。コア業務にリソースを集中させることで、社員は専門分野に特化できるので、生産性の向上が見込めます。

他にも、新規事業への展開や製品開発への着手など、市場での優位性を高めることが可能です。ノンコア業務で社員の負担が増加していたところを取り除くことで、サービスや品質の向上にも繋がります。

専門業者により品質が担保できる

分野に特化したBPO企業もあるため、今まで社員では対応できなかった専門的な分野についても、BPOを導入することで専門的な知識や技術を活用することができるようになります。そのため、より品質を高めることが可能です。

専門的なBPO企業であれば、その分野に対して、IT化にも特化している場合があります。効率的に業務をこなすことができ、ノウハウを活用して、より高品質な成果物を生み出すことが可能になります。効果を最大限に引き出すためには、自社のニーズに照らし合わせて、BPO企業を選定する必要があります。

社会情勢の変化へ迅速に対応できる

法制度や社会情勢など日々目まぐるしく変化しています。様々な業務を抱える社員だけで、そういった変化に対応するのは困難です。サービスや商品の品質にも関わる重要な要素となります。

こういった課題を解決できるのはBPO企業のメリットのうちの1つです。BPO企業は、分野に特化しているため、法制度や社会情勢の変化にいち早く対応できる専門家です。ノウハウの蓄積もあるため、より迅速に対応が可能です。法制度がかわると、他の業務も抱える社員だと、非常に負担が大きくなるため、課題を明確にしてBPOを取り入れることで、自社の競争力の向上にも繋がります。

最新技術が導入できる

BPO企業は、最新技術を取り入れて、より効率を向上させるよう取り組みをしています。自社で設備投資を行おうと思うと、設計、準備、コストなど様々な負担が発生します。

しかし、BPOを導入すれば、AIを活用してデータ分析の処理速度が向上したり、対応の自動化が可能となります。例えば、カスタマーサポートでのチャットボットや文書の自動仕分けなどの活用例があります。

他にも、RPAを活用することで、ルーティンワークの自動化が可能となり、作業時間を短縮することが可能になるでしょう。活用例としては、請求書の処理や書類作成などがあります。

初期投資へのリスクヘッジができる

新規事業立ち上げの際に社員でプロジェクトを組んで遂行する場合、その分人的リソースを割いてしまうため、事業がうまく進まなかったときのリスクが大きくなってしまいます。そういった時にBPOを導入することで初期投資へのリスクを最小限に抑えることが可能となります。

BPO企業が新規事業立ち上げにおけるフローとしては、まず徹底した事前評価を行い、段階的な導入を試みます。その上で、試験的な検証を行い、トラブル対応を検討していきます。このようにノウハウも含めて対応できるため、自社のコストを軽減することが可能です。

経営スピードを加速させることができる

事業の成長を加速させるためには、新しい市場に迅速に適応し、成長分野への対応を強化することが重要です。しかし、多くの企業では、内部のリソースや人材、設備、ITサポート、業務に必要な知識や実行力が十分でないことがあります。このような状況を改善する有効な手段として、BPOがあります。

BPOを活用すると、外部の専門性や能力を組織内に取り込むことができ、通常ではアクセス困難なリソースを補充することが可能になります。これにより、企業は新たな事業機会に対して迅速に対応し、市場でのリードを保つことができるようになります。さらに、BPO企業では、専門的な技術や業界特有の知識を持つ人材を確保しているので、最新のIT技術を活用して業務プロセスを効率化することが可能です。

よって、事業の拡大と効率化が図られ、より大きな市場での競争力が向上が可能です。BPOは新しいビジネスチャンスを活かし、持続可能な成長を促す重要な戦略となります。企業が内部だけで解決できないギャップを効果的に埋め、事業の成長を加速させるこができます。

固定費の変動費化（オフバランス化）

固定費を変動費に変換することは、企業の財務健全性を高める重要な戦略です。具体的には、人件費や設備費などの自社リソースに関連する固定費を、BPOを活用して変動費に置き換えることが一つの方法となります。そうすることで、固定費率を削減し、財務指標の改善が期待できます。

固定費の削減によって、経済的柔軟性が向上します。BPOを利用することで、企業は人件費や設備投資などのコストを必要に応じて調整することが可能となり、市場の需要が減少した時には、これらのコストを容易に圧縮または縮小できるでしょう。

さらに、企業は不確実な市場環境においても迅速に対応できるようになります。結果として、企業の運営がより柔軟になり、変動する市場環境において競争力を維持しやすくなります。BPOを活用して固定費を変動費に転換することは、経営資源を効率的に利用し、経済的な安定性を確保するために賢明な選択と言えるでしょう。

業務の標準化・効率化

業務の標準化と効率化は、企業が競争力を加速するために重要です。BPOに業務委託することにより、専門のBPO企業が業務プロセスを整理・統合し、その結果、業務が標準化されます。また、BPO企業は業務効率化のためのノウハウを提供するため、従来のプロセスよりもコスト削減や効率向上が期待できます。

標準化の主な利点は、プロセスの自動化やリソースの共有が容易になることです。BPO企業との協力により、業務量の増減に柔軟に対応できるようになります。よって、企業は市場の変動に迅速に適応し、運営コストを最適化することが可能となります。

さらに、BPOベンダーの専門知識と経験を活用することで、BPOを委託する側の企業は、自社のリソースをより戦略的な活動に集中させることができるようになります。企業全体の生産性の向上に寄与し、長期的な競争優位を実現するための鍵となります。

BPOへの業務委託は、標準化と効率化を推進し、企業の運営をより効果的かつ柔軟にするための有効な戦略であると言えます。これにより、企業はコスト削減と効率の両面で大きな利益を得ることができるでしょう。

BPOを導入するデメリット

BPOは外部業者へ委託するため、いくつかのデメリットが存在します。あらかじめデメリットを知っておくことで、BPO業者を選定する際の重要なポイントになります。

情報漏洩のリスクがある

情報漏洩のリスクへの備えは重要です。BPOを利用する際、企業は個人情報や財務情報、事業機密などの重要なデータをBPO企業に共有しなければなりません。これにより、漏洩の危険が生じるため、BPO企業のセキュリティ対策を徹底的に確認する必要があります。

セキュリティ品質基準を満たしている事業者を選定することは、漏洩リスクを減少させる有効な対策です。よって、セキュリティが確保されたBPO企業との提携は、企業の情報保護における重要な要素となります。

ノウハウの蓄積ができない

業務プロセスの一括委託は社内ノウハウの蓄積を困難にします。対象業務の知識が社内に残らないため、BPOから業務を社内に戻す際に問題が生じる可能性があります。

この問題を避けるため、BPO企業とは定期的に情報交換を行い、連携を密にすることが重要です。そうすることで、BPOから社内への業務移行がスムーズに進むようになります。このように、情報共有と連携強化は、外部委託の影響を管理し、業務遂行の質を保つために不可欠です。

準備にコストがかかる

BPO導入を実施する際、ある程度の準備期間とコストが必要です。具体的には、委託先のBPO事業者との引き継ぎや打ち合わせに多くの時間と費用を要します。そのため、業務の効率が低下することがあります。

BPO企業の選定時には効率的なコミュニケーションとコスト管理を優先することが求められます。計画的に進めれば、最終的に業務効率化とコスト削減が実現します。したがって、BPOの導入は初期の投資と労力を正確に見積もることが必要です。

BPOを導入する前に行うべき4つのプロセス

BPOを導入するに当たり、大きく以下の4つのプロセスに分かれます。

1. 現状や課題の把握
2. 費用対効果の試算
3. 業務プロセスの設計
4. BPO事業者の選定

大まかな流れをつかむことで、全体像を把握しておきましょう。より自社のニーズに合ったBPO業者を選定することができます。

現状や課題の把握

社内の業務フローや作業手順を可視化し、従業員からのヒヤリングを行います。また、現状の業務コストを推計し、情報を基に業務の委託範囲を決定します。

これにより、委託すべき課題が明確になり、適切な範囲の選定が可能となります。現状を正確に理解することが、効果的な委託プロセスの基盤を築きます。

費用対効果の試算

現状把握を基に、BPOサービス導入時のコスト削減効果や業務の効率化を試算します。また、委託する業務による投資対効果の高さを評価し、導入の実現可能性を検討します。

このプロセスは導入前の重要な判断基準となり、企業の戦略的意思決定を支援します。効果的なBPO導入には、これらの評価が不可欠です。

業務プロセスの設計

業務プロセスの委託を検討する際、まずは整理し、標準化することが必要です。これにより、どの業務をどのように運用するかを明確にし、導入後の業務プロセスを設計します。

標準化と整理により、効率的な業務運用が可能となり、委託先との円滑な協力が期待できるでしょう。このアプローチは、業務の効率化と品質向上を実現するために重要です。

BPO事業者の選定

委託先のBPOサービス業者を選定します。自社のニーズに合致したサービスを提供する業者を的確に選びましょう。

これにより、事前のステップが無駄にならず、BPOのスムーズな導入が可能となります。適切な業者選定は、導入の成功に直結し、企業の業務効率化とコスト削減を実現します。選定プロセスは、企業の目標達成に重要な役割を果たします。

BPO導入事例

実際に、BPO導入して成功した事例を3つ紹介します。どの企業も目の前の課題を真摯に受け止め、真剣に改善に向き合った結果、大きな成果をもたらすことに成功しています。

株式会社ブリヂストン

株式会社ブリヂストンは、世界シェアNo.1のタイヤ・ゴムメーカーとして、多くのドキュメント作成やデータ転記による慢性的な工数不足に直面していました。この課題に対処するため、BPOを導入しました。この導入により、業務プロセスが効率化され、コア業務への時間配分が増加しました。

その結果、業務の精度が向上し、製品の品質にも好影響を与えました。また、社内での作業負担が軽減されたことから社員は重要な業務に集中できるようになり、設計品質のばらつきが低減されたことで、全体的な製品の品質も向上しました。BPOは、ブリヂストンの業務効率と製品品質の両方を高めることに大きく貢献しています。

月桂冠株式会社

月桂冠株式会社は、物流部門の受注業務での人材流出問題をBPOを用いて解決し、業務効率化と品質向上を実現しました。退職や人事異動が原因で受注業務が不安定になり、教育や引継ぎに時間がかかりすぎていました。これを解決するため、月桂冠は受注業務を京都に集約し、最適化とシステム化を進めました。

その結果、誤受注の発生が大幅に減少し、物流企画などの高付加価値業務に社員を配置できるようになりました。これにより、社員の生産性が向上し、業務運営が効率的になりました。BPO導入は、業務品質の向上と社員の負担軽減に貢献しています。

日野自動車株式会社

日野自動車株式会社は、総務業務の属人化という課題に直面していました。この問題は、担当者不在時の業務停滞や人事異動時の品質低下を引き起こしていました。また、業界全体の大変革期において、非定型業務に注力する需要も高まっていました。

これに対応するため、日野自動車はBPOを活用し総務業務を改革しました。標準化、マニュアル整備、システム導入を行った結果、わずか1ヶ月で定型業務を安定的に行う体制が確立されました。

この変革により、総務部は「戦略総務」として新たな業務に集中し、会社全体の改革に貢献するようになりました。このBPO導入は、業務効率化と同時に、戦略的な業務展開を可能にしています。

まとめ

BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）のメリットとデメリットについて解説してきました。BPO導入によりコア業務にリソースを集中させることが可能となり、社員は専門分野に特化して生産性を向上させることができます。

専門業者に業務を委託することで品質が担保され、最新技術の導入や社会情勢の変化への迅速な対応が可能になります。また、初期投資のリスクをヘッジし、経営のスピードを加速させることができるため、企業の競争力が向上します。

しかし、情報漏洩のリスクやノウハウの蓄積が困難になること、準備にかかるコストがデメリットとして存在します。導入前には現状や課題の把握、費用対効果の試算、業務プロセスの設計、BPO事業者の選定が必要です。BPOを導入し、適切な戦略と運用により大きなメリットが得られるでしょう。