業務改善を進めたいけどどうしたらいいか分からない…。こんな悩みをお抱えのご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか？悩みの根底には、このままではさらなる経営悪化に陥るかもしれないと危惧する気持ちがあるのかもしれません。

この記事では、業務改善に取り組んだ企業の具体例を挙げ、成功するためのマインドセットも紹介しています。この記事を読むことで、同業他社の事例を参考に業務改善を始めることができるでしょう。業務改善の初めの一歩を踏み出して、あなたの職場環境をよりよくしませんか？

データ入力業務のアウトソーシングで業務削減【セブン銀行】

セブン銀行では、2001年の設立以来、主にATMの増設や提携先の拡大に注力してきました。その一方で、60人の従業員で1日800件以上口座開設に対応しており、しかも紙ベースでの受付で多くの時間を要しており、事務作業の効率化が課題でした。そこで、口座開設業務に関わるデータ入力作業を海外会社へ委託することを決断しました。

業務委託の流れは同社が顧客の申込書をPDFにして電子化して委託先へ送ります。委託先は申込書を確認しながらデータ入力を行い、同社が本人確認書類と照合して口座開設をスピーディーにしました。委託先の入力件数を当初は1日あたり500件としていましたが、委託初日に900件を達成し、1ヶ月経過後も同水準を保っています。データ入力ミスは半分になり、作業の精度は自社の時よりも向上しており、人的コストを半減できました。

RPA導入【株式会社三井住友銀行】

株式会社三井住友銀行は、業務の非効率化が課題として挙げられたため、まず業務可視化を行いました。そして、洗い出した業務から無駄な業務は廃止し、重複する業務は集約化することで業務の進捗効率を上げました。集約化しても残存した必要な業務のうち、代替可能な業務をRPAによる自動化を実施しました。

RPAとは、「従来は人間のみが行うことができると考えられていた作業を代行するもので、高度化するソフトウェア、およびそれらを利用した業務改革手法」等と定義されています。具体的には、パソコン上で人間が行っている様々な操作をソフトウェアが記憶し、人間に代わって自動で実行することにより、定型的な業務プロセスの自動化が可能です。

三井住友銀行は2016年度よりRPAの実証実験を実施し、2017年4月から本部業務の一部にRPAを本格導入しました。2017年度から2019年度の期間中で350万時間、1750人相当の業務量を削減できました。

ツール導入で営業担当者の事務作業を自動化【SBSロジコム株式会社】

SBSロジコム株式会社は、営業担当者が営業に集中できるような環境にしたいと考えていました。ですが、現在の問題点が何かを把握できておらず、改善に踏み出せずにいました。以前から営業支援システムを導入していましたが、入力頻度と入力内容が多いこと、しかもほとんど活用せずにエクセルを使用しているケースも見られコストに見合った活用ができていませんでした。

そこで、プロセスマイニングツールを導入したことで業務の可視化と分析を行い、改善箇所の把握に成功しました。現在は見積書や提案書の作成を手動から自動化に切り替えられないか、営業担当者の業務工数の削減と標準化の手法を検討しています。

会議資料をペーパーレス化で準備時間を削減【つくば市】

つくば市では会議で使用している紙の使用量が多いことが課題として挙がっていました。そのため、準備する資料を紙資料からタブレット端末でのデータに置き換えることで、ペーパーレス化を図りました。

市長や副市長が出席するつくば市の最高方針、重要施策を審議策定する庁議を対象に導入の検討を始めました。紙の資料で準備していた時は1人分が数百ページにのぼる量を出席者70名分印刷していました。もし資料印刷後に修正した場合、再度印刷しなおす作業が発生して紙も時間も無駄になっていました。

資料をタブレット端末のデータに切り替えてからは、印刷作業がなくなり、修正があったときもデータの修正のみになり、それに伴う作業負担を大きく減少できました。今でも紙資料が必要な会議がありますが、ペーパーレス化を加速させており、将来は庁議で使用する紙を年間で25万枚削減に向けて手応えを感じながら取り組みを進めています。

既存システムからの切り替え【メニコンビジネスアシスト】

メニコンビジネスアシストは人材派遣業や物流業、多くのジャンルでのイベント事業、BPO向けのコールセンター事業など幅広く展開しています。業務改善に着手したのはコールセンター事業です。コールセンターは2年前に立ち上げた比較的新しい事業で、収益化できるか不透明だったため初期に導入したツールは使用感よりもコストパフォーマンスを重視して導入しました。

導入して1年経過し、最低限の機能しか備わっておらず様々な不具合が起きて、イメージしていた業務環境にできませんでした。コールセンターが軌道に乗り始めたことをきっかけに、コールセンター事業を本格的に運用する上で必要な機能が揃っている業務ツールを新しく導入し直しました。導入後はオペレータースキルレベルに応じて入電振り分けができて業務効率が上がりました。

業務可視化で生産性向上【株式会社レディ薬局】

レディ薬局は愛媛県に本社があり、四国を中心に展開しているドラッグストアです。ドラッグストア業界は大企業が地方への進出を進めており、競争が激しくなっています。地方企業が生き残るために経営陣は業務の効率化が必要と焦りがありましたが、現場の従業員の多くが現状で最大限していると考えており、認識のズレが起こっている状況でした。

現状の作業の中で無駄な作業が必ずあるため、業務時間の多くを占めている品出しとレジ作業の業務改善に取り組み始めました。業務ごとに必要な人時を算出して時間帯別に作業計画を立案することで業務効率化を図りました。同時に計画通りに実施するための研修を店長や従業員に行い改善スピードを上げました。計画立案前後の労働時間の推移で比較し、1年間で人件費を8～14％削減しました。

統一マニュアルでばらつきをなくす【花山うどん】

花山うどんは創業130年を超えるうどんの製造と販売をしています。数店舗展開しているため、以前からマニュアルはありましたが、作成者ごとにエクセルで様式や内容の異なるマニュアルを作ったり、作成後の共有や閲覧がされずに放置されている等の問題がありました。またマニュアルはあるものの利用されておらず、不明点の問い合わせに多くの工数がかかっており、本部の負担となっていました。

そこでマニュアル作成ツールを導入して、作成・共有や閲覧が容易になり本部への問い合わせ件数も減少しました。紙のマニュアルからタブレット端末への保存に切り替えたことで、マニュアル更新ごとに印刷しなおす工程が省略できたり、製造現場に持ち込んで濡れて見えないことがなくなりました。現在は店舗マニュアル以外に生産工程やバックオフィス業務のマニュアル作成にも取り組んでいます。

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記入内容の標準化で時間外労働削減【県立広島病院】

県立広島病院の病棟看護師1人あたりの月平均時間外勤務時間数が30時間超え、年間では360時間以上となっていました。時間外業務内容を調査したところ、看護記録作成の事務作業に費やしていました。

記録作業による時間外業務を減少させるために、2つの方法を取り入れました。1つ目は電子カルテ入力のためのテンプレートの作成です。クリックすると自動で項目が展開され、これまで入力する項目を手動で選択することがなくなりました。

2つ目にラウンド後から記録までの時間を短縮するために、ベッドサイドに電子カルテを持ち込むことでリアルタイムの入力が可能になりました。また、2人1組で行うことで、さらにリアルタイムの記録が増加しました。2つの取り組みにより、平均時間外労働時間が10時間未満に減少し、リアルタイムの電子カルテ記録率が30％から70％以上に改善されました。

人員導入で夜勤負担改善へ【名手病院】

全国的に看護師の夜勤・交代制勤務の負担が問題になっています。名手病院も例外なく人手不足のなか夜勤を実施しており、十分な休息時間が取れず、夜勤看護師と管理者も身体的・精神的負担が大きいことが課題でした。これに対して、夜勤看護師以外に時間外支援夜勤者を育成して救急外来の対応等のイレギュラー対応や電話対応ができる人材を配置しました。

時間外支援夜勤者を配置することで、仮眠時間の確保やこれまで夜勤勤務をしていなかった看護師も夜勤をしてくれるようになり、夜勤看護師の身体的・精神的負担が軽減されました。また、これまで人手が足りず時間外診察の受け入れを断っていましたが、受診要請に応えられるようになりました。

スーパーフレックスタイム制導入等で柔軟な働き方を実現【ソフトバンク株式会社】

ソフトバンク株式会社では、働き方改革に力を入れて取り組んでおり、その事例を2 例紹介します。

スーパーフレックスタイム制の全社導入

これまでコアタイムという必ず勤務する時間が10時～16時で設定していましたが、これを廃止し各自の状況に応じて始業時刻や終業時刻を日単位で変更できるようになりました。

自己成長支援金

2020年から社員に対して毎月1万円を自己成長支援金として支給しています。社員1人1人のスキルアップや知識・経験の蓄積を通して成長し続けられるようにして、既存事業の着実な成長に加え新領域のさらなる拡大を目標にしています。勤務時間の柔軟性に加えスキルアップに向けた支援金支給を有効に活用し、以下のように社員1人1人が活躍できる環境を作っています。

• 仕事とプライベートの両立を図る
• セミナー参加で知識を増やす
• スキルアップのためのワークショップに参加する

まとめ

業務改善の事例はお金をかけると改善することがほとんどでしょう。しかし、限られた予算の中でデジタル化や仕組みを変えたり、アウトソーシングサービスを活用することで、業務改善は可能です。

ここで予算を気にして取り組まなければ、同業他社との差がつくでしょう。普段の業務が多忙で業務改善まで考えられないと後回しにしていると、企業の利益はますます下がります。

ぜひ、小さいことでもいいので業務改善に取り組みませんか？改善することで、職場の問題が解決され、のちに必ず企業の利益アップとして恩恵を受けられるでしょう。

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