複数のグループ企業がある場合に、共通業務をまとめて効率化する「シェアードサービス」が非常に有効です。導入に成功すれば、コスト削減やガバナンスの強化などメリットは計り知れません。とはいえ、すでに各グループや部門で業務が確立されている場合、それらを一か所に集約することは容易ではないでしょう。

この記事では、シェアードサービスの概要やメリット、導入手順や導入にあたっての注意事項を詳しく解説します。シェアードサービスについてや導入方法が分からないという企業担当者の皆様は、ぜひ最後までお読みください。

シェアードサービスとは？

シェアードサービスとは複数のグループ企業において間接部門を統合し、経営の効率化を図る手法のことです。サービスときくと専門業者に委託するイメージを抱くかもしれませんが、実際は自社内のリソースを活用して実施します。グループ企業がある場合、以下のような利益に直結しない間接部門を各社が個別に運営しているケースが少なくありません。

• 財務
• 経理
• 人事
• 物流・資材調達
• 法務
• 総務
• 監査
• 情報システム

しかし、それではグループ全体で見たときに非常に非効率だったり、コストが余分にかかったりするケースが多いです。それより一か所に集約した方が、業務効率がアップし、ノウハウの共有や人材の有効活用も進むため、大幅な社内改革の実現が期待できます。

シェアードサービスの具体的な形態

シェアードサービスには、2つの形態があります。

本社に設置

一つ目は、グループ企業の中核となる本社に設置するパターンです。既存の各部門にグループ会社の該当業務を集約するだけで済むため、大規模な組織変更や人事異動は必要ありません。

その分、本社における従来の業務手法が継承される可能性が高くなります。そのため、企業改革が進まなかったり、シェアードサービスのメリットを享受できにくくなったりする恐れがあります。

子会社を設立

二つ目は、シェアードサービスを専門とする子会社を一から設立するパターンです。大規模な組織改革と人事異動、初期投資を伴いますが、間接部門の業務効率化が大幅に促進できます。適切な人材をグループ内から集められるので、精度の高いパフォーマンスも期待できるでしょう。

BPOとの違い

シェアードサービスと似た概念に、BPO（Business Process Outsourcing）があります。BPOは、社内業務の一部や、複数を統合したうえで一括してアウトソーシングすることを意味します。つまりシェアードサービスを実施するのが自社内の人材であるのに対し、BPOは完全に外部企業が推進役を担う点が大きく異なります。

アウトソーシングとは？どのような手順で導入する？こちらの記事で解説していますので併せてごらんください。

シェアードサービスのメリット

シェアードサービスのメリットは、以下の4点があげられます。

• コスト削減
• 人材の有効利用
• 業務品質の改善と向上
• ガバナンスの強化

それぞれのメリットを詳しく解説します。

コスト削減

シェアードサービスは、導入時点では組織改革や初期投資が必要ですが、長い目で見るとコスト削減のメリットがあります。例えば物流・資材調達部門では、個別に仕入れるより、一括して仕入れた方が確実にコストダウンにつながります。業務を集約する際に無駄な作業をそぎ落とし、少ない工数で最良のパフォーマンスを目指すため、残業が減ったり、人件コストを削減したりすることができます。

人材の有効利用

シェアードサービスでは、各グループから業務に即した最適な人材を集めることができます。組織改革にともなって、新たに優秀な人材を発掘できる可能性もあるでしょう。法務や財務など、高い専門性が求められる業務が多く、一か所で管理・教育できる点もメリットです。

業務品質の改善と向上

シェアードサービス導入にあたっては、グループごとの課題が見直され、それぞれに培ってきたノウハウを共有しながら最適な業務スタイルを構築していきます。加えて専門性も高められるため、業務品質の改善と向上が推進できるでしょう。

ガバナンスの強化

シェアードサービスを導入すると、グループ各社の内情が詳しく把握できるのでガバナンス強化にも寄与します。グループ会社では、分社されて長期間が経過したり、M&Aによりまったく異なる企業が吸収されたりして、それぞれ独自の業務手法が形成されていきます。本社との連携に差があったり、本社が知らない状態で進められている不適切な業務が存在することもあります。

シェアードサービスによって部門統合が行われると、業務の標準化が進むことで自浄作用と業務の見える化が促進します。そのため、高い精度でガバナンス強化ができるようにもなります。

シェアードサービスの導入手順

実際にシェアードサービスを導入するプロセスを解説します。具体的には、以下の手順を踏んでいきます。

1. グループや社内の課題を洗い出す
2. 導入部門と形態を決める
3. 具体的なツールやシステムを決める
4. グループや社内に周知して実施する

それぞれのステップについて詳しく解説します。

グループや社内の課題を洗い出す

まず手がけることは、それぞれの間接部門における各グループ内の課題を客観的視点から洗い出す作業です。そのためには、業務プロセスを可視化することも不可欠でしょう。

あるグループでは当たり前に行なっていることが、別グループではそうでないケースがあります。また、使用しているシステムの精度や問題点、同じ業務でも時期が異なる点などを明らかにします。そうすると、シェアードサービスが必要な部分と、逆に不要な部分が明確になってきます。

導入部門と形態を決める

各グループの課題が明確になったら、続いてシェアードサービスの実施が可能な部門の選定に移ります。業務が特殊な場合は、統合すると作業が複雑化して逆効果となる恐れがあります。よって部門ごとに必要性をよく見極めることが大切でしょう。

また、本社に設置して行うか、子会社を設立するかについても決めます。とくに後者の場合は膨大なコストがかかるため、必要な予算を見積もることが大切です。さらに、大規模な人事異動をともなうので、他の部門に悪影響を及ぼさないように適切な時期を見計らって実施することが重要です。

具体的なツールやシステムを決める

シェアードサービスを実施する上で、各社が利用しているツールやシステムを一元化する必要が出てきます。データ移行もしなければなりません。どのシステムが最適か、あるいはまったく別に一から構築するのか検討する必要があるでしょう。

移行する間も通常業務をストップできないため、ベンダーと移行プロセスや予算についてよく話し合うことが重要です。このツールやシステムについての方針が固まらなければ、正確な予算を算出することはできないでしょう。

グループや社内に周知して実施する

シェアードサービスの導入時期や手順が決定したら、できるだけ早くその内容を社内に周知します。各グループや担当者がシステム移行に向けて準備すると同時に、新たなシステムを問題なく使いこなせるようにする必要があるからです。

グループによって業務手法が異なるとはいえ、それぞれのやり方や考え方があるため、いきなり変更するとなると抵抗や不満を感じる可能性があります。調整に思いのほか時間と手間がかかることも想定されるので、作業マニュアルやロードマップを作成のうえ計画的に進めるようにしてください。

シェアードサービスの注意点

シェアードサービスを導入するうえでの注意点について説明します。

導入までに時間と手間が必要

構想からシェアードサービスを実際に導入するまでには相当の期間を必要とします。場当たり的に行なっても、絶対にうまくはいかないので、他社の例やコンサルタントのアドバイスなどを参考にして、焦らず計画的に進めるようにしてください。

イレギュラーな事態に対応できなくなる

間接部門が一か所に集約されると、業務効率が高まると同時に経営体質も強化されるでしょう。しかし、各グループにおいて、集約された部門の担当者が不在になるため、イレギュラーな事態が起きても対応できなくなる可能性が十分に出てきます。

よって、シェアードサービスを担当する部門と他の部門の連携体制を整備し、とくに導入してしばらくの間は、不測の事態に対応できるようにしておく必要があるでしょう。経理や人事を統合する場合は、不当な経費支出や昇格・降格等の判断が適切に行われなくなるリスクもあるので十分に注意しなければなりません。

従業員のモチベーションが下がる恐れがある

シェアードサービスを実施すると、社内環境が大きく変化します。部門によっては、ルーティーン化された単純作業に、かえってモチベーションが下がる社員が出てくる恐れがあります。逆にやり甲斐をもって仕事をしていた社員の中には、その業務から外れることで変化に対応できず、喪失感から士気が下がるケースもあるでしょう。

それらのマイナス影響を最小限に抑えるためにも、シェアードサービスの意義やメリットをしっかりと伝えましょう。そして、新たな業務に前向きな気持ちで取り組めるように後押しします。

まとめ

シェアードサービスを導入すると、コスト削減や業務効率化、ガバナンス強化といったさまざまなメリットが期待できます。しかしその反面、失敗は許されませんし、相当な時間と手間がかかるため、計画的に実施する必要があるでしょう。

社内環境や仕事の進め方が大きく変化するので、従業員が戸惑ったり、不満を抱いたりしないようにきっちりと意義や目的を説明し、納得を得たうえで進めていくことも忘れてはなりません。