作業のルーティン化が可能なデータ入力の業務は、自社で無理して行うよりデータ入力代行会社に外注（アウトソーシング）してしまう方がメリットが大きいです。データ入力代行には、さまざまなデータ入力業務に精通した人材が豊富に揃っているため、迅速かつ正確なパフォーマンスが期待できます。 代行に依頼して空いた時間をコア業務に充てられるうえ、コスト削減も期待できるので業務改革が大幅に促進できるでしょう。この記事では、データ入力代行の概要と気になる費用相場やメリット、選定する際のポイントについて詳しく解説します。 データ入力代行とは データ入力代行とは、アンケートや名刺といった紙媒体の文字や数字のデータ、音声データなどをパソコンに入力してデジタルデータ化する業務をアウトソーシングできるサービスです。 アウトソーシングとは？どのような手順で導入する？こちらの記事で解説していますので併せてごらんください。 具体的には、以下のようなデータをクライアントが指定するExcelやWordといったフォーマットに打ち込んで納品します。 顧客リスト 名刺 請求書・明細書 アンケート結果 申込書 問い合わせ内容 応募ハガキの内容入力 単なる入力作業に加えて、以下のようなデジタルデータ化全般を行ってくれます。 表やグラフの作成 スキャニング 議事録 講演や会議、インタビュー内容の書き起こし スキャニング データ入力代行の費用相場は？ データ入力代行の気になる費用相場について解説します。 業務別費用相場 業務別の費用相場の目安は以下のようになります。 文字・数字入力：1文字につき0.1〜1円 ページ入力：1ページにつき300〜800円 顧客リスト：1顧客につき5〜30円 音声データ：1分につき200〜300円 ハガキ内容の入力：1枚につき10〜20円 アンケート入力：1件につき0.5〜3円 グラフ作成：1テーマにつき300〜400円 スキャニング：1ページにつき4~6円前後〜 費用に関する注意点 実際の費用は、データ内容や委託する業務レベル、業者や納期によって差が出ます。実際に依頼する際は、以下の点を明確にした上で見積もりを依頼するようにしましょう。 データの内容 データ量 委託内容 納期 なかには、委託内容だけでなく、作業時間ごとに請求されるケースもあります。セキュリティ面の懸念から、自社のオフィスに常駐して作業をしてもらう場合もコストアップするので注意しましょう。 データ入力代行のメリット データ入力代行を利用するメリットには、主に以下のようなものが挙げられます。 コスト削減 コア業務に注力できる 研修や採用の手間がなくなる 質の高いパフォーマンスが期待できる それぞのメリットを詳しく解説します。 コスト削減 データ入力代行を活用すると、コスト面でメリットがあります。データ入力業務には、繁閑差があります。データ入力要員を自社で採用すると、仕事が少ない時期でも繁忙期と同様に給与を支払わなければなりません。 その点、データ入力代行の場合は、必要なときに必要な分だけアウトソーシングできます。例えば、ある時期にスポットで行なったアンケート調査の集計を10日以内に済ませたいというケースなら、わざわざスタッフを雇うよりアウトソーシングした方が得です。データ入力代行の方が、費用対効果が高いといえるでしょう。 コア業務に注力できる データ入力業務の多くは型にはまった仕事になるので、従業員のモチベーションが下がる傾向にあります。しかし、アウトソーシングすると、より重要度の高い業務に社内リソースを振り分けられるうえ、従業員のやる気の向上も期待できるという利点があるでしょう。 研修や採用の手間がなくなる 社内でデータ入力をしようと思えば、スタッフを募集し、入社後に研修を行う必要があります。しかし、データ入力代行を活用すると、面接や指導・訓練、成果物の確認といった手間がすべて不要となるので、時間の面でも大きなメリットが期待できるでしょう。 質の高いパフォーマンスが期待できる データ入力業務に求められるのは、正確性と迅速性です。社内で行うとヒューマンエラーのリスクが高く、スタッフが信頼できる業務レベルに達するには時間がかかります。その点、データ入力代行の場合は、専門スキルをもつ人材によるスピーディーかつ質の高いパフォーマンスが期待できます。 データ入力代行を選定する際のポイント データ入力代行業者の数は非常に多いため、実際に委託しようと思うと何を基準にすればよいか戸惑ってしまうかもしれません。特に注意したい点が、セキュリティです。データ管理を任すわけですから、情報漏洩リスクの対策は必須となるでしょう。 データ入力業務では差がなくても、セキュリティ面から見ると大きな違いがあることも考えられます。そこで、データ入力代行を選定する際に注意すべきポイントについて解説します。 実績のある業者を選ぶ データ代行業者は、ピンキリのため慎重に選定する必要があります。まずポイントとなるのは、どのような業務実績があるかです。可能なら実際の成果物を見せてもらうのがよいでしょう。こちらが依頼したい内容について確実に対応可能かどうかを確認します。 その際には、担当者からのレスポンスが迅速かつ誠実かといった点にも注目してください。データ入力は短期での納品を求めることが少ないため、レスポンスの遅さは致命傷になりかねないでしょう。ここにプロ意識が如実に現れるので、選定の目安としてください。 プライバシーマークを取得しているか 情報管理について信頼できる業者かどうかを見極める基準に、「プライバシーマーク」を取得しているかどうかが挙げられます。プライバシーマークとは、一般財団法人 日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）が、「JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム」に準拠した「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」に基づいて、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者等を評価して付与するものです。JIPDECにおけプライバシー制度委員会は、学識者や有識者、事業者団体の代表、法曹関係者などで構成されているため、プライバシーマーク付与の基準としてはかなり信頼性のおけるものと考えてよいでしょう。 データ破棄の証明があるか データ入力に利用したデータを破棄したことを証明してくれる業者も信用できます。具体的には、以下があります。 データ消去証明書 破棄証明書 データ消去証明書は、データ消去の完了日、消去方法、消去したHDDやSSDの型番、破棄前後の写真などが明らかにされており、専門業者が発行します。破棄証明書も、預けた個人情報などを確かに処分したことを専門業者が客観的に証明するものです。これらの証明書を発行するシステムがある業者は、信頼できます。 秘密保持契約書を発行してくれるか データ管理については、口約束ではなく文書での成約が必須です。なかでも、秘密保持契約書は必ず発行してもらうようにしましょう。 顧客データや営業リストが漏洩した場合は、大事なクライアントやステークホルダーに多大な迷惑をかけるのみならず社会的信用を大きく失墜する可能性があるため、競争力低下や機会損失にもつながりかねません。損害賠償リスクも否定できません。そこで秘密保持契約書を交わしておけば、万が一、業者の責任で情報漏洩があった場合でも法的に補償されるので安心です。 個人情報は暗号化されているか 預けた個人情報を暗号化してもらえるかも必ず確認するようにします。具体的には、SSL（Secure Sockets Layer）を利用するのが一般的です。 SSLを使うと、インターネット上のウェブブラウザとウェブサーバ間でのデータの通信の暗号化が可能となり、暗号鍵をもっていない第三者は絶対に解読することができなくなります。これによって、情報漏洩リスクが格段に下がるので安心でしょう。 料金の見積もりを行う データ入力代行を選定する際には、必ず見積もりを行うようにしましょう。データ内容やデータ量、依頼したい業務、納期を明確にしたうえで見積書を作成してもらうようにします。 安いからといって安易に決めてしまうのか危険です。安いと品質が低かったり、成果物にばらつきがあったりする恐れがあります。できれば一社ではなく、複数の業者に依頼すると、違いなどがよくわかるのでおすすめです。 追加費用にも注意する 契約時には、安価な料金を提示しておいて、納品後に追加費用を多く請求されるケースがあり得ます。そのため、どのようなケースで追加費用が発生するのか、その額がどれくらいになるのかについても明確にしておくようにしましょう。 アフターサービスがあるか 納品後のアフターサービスについても確認しておきましょう。後になってデータ処理に誤りがあったり、依頼した業務ができていなかったりした場合に無料で修正などに対応してもらえるかは大切です。アフターサービスが充実している業者は、継続して業務委託しやすくなるので、大事なチェックポイントになるでしょう。 まとめ データ入力業務は、自社で無理に行うよりもデータ入力代行にアウトソーシングするのがおすすめです。データ入力代行に依頼すれば、コスト削減や研修などの手間を省くことができ、社内リソースをコア業務に集中して品質の良い成果物が期待できるでしょう。 ただし、依頼する場合は、セキュリティ管理をはじめ、料金体系やアフターサービスなどをしっかりとチェックすることを忘れないでください。万が一、情報漏洩が起きれば、クライアントやステークホルダーにも莫大な損失が生じ、データ入力代行を利用した意味がなくなります。適切な業者を見つけて、確実な業務効率化とコスト削減を実現させましょう。

BPOやアウトソーシング、そしてBTOという言葉を聞いたことはあるけど、いまいち違いがわからないという方は多いかと思います。違いをおさえて初めて、自社のニーズにマッチした契約形態で業者選定、そして実際の運用をスムーズに回すことができます。 本記事では、BPOとアウトソーシングの違いについて解説します。加えて、BPO企業を選定する際のポイントや導入するときの注意点についても解説します。 読み終えたときには、BPOとアウトソーシングとの違いがわかり、BPOを導入するための判断基準が明確になるでしょう。 BPOとアウトソーシングの違いは？ BPOとアウトソーシングとの大きな違いは業務範囲と期間です。BPOでは、業務の洗い出しや設計、成果の評価や改善など全ての過程を長い期間をかけて業務委託することをいいます。一方、アウトソーシングは、一連の業務フォローの中から一部の業務を切り取って、比較的短い期間で委託することを指します。 つまり、BPOの方が、より長期でのコミットメントとアライアンス（連携）を念頭に置いた関係になるのが通常です。 BPOを導入する場合、外部業者と設計段階から業務フローを作り上げるため、完全に外部に委託できます。アウトソーシングの導入は、繁忙期などで一時的に工数が高くなることが予想される場合に活用されることが多いです。 BPOとBTOの違いは？ BPOと似ているサービスにBTOというものがあります。BTO（Business Transformation Outsourcingの略）は企業が新規事業に挑戦したり、既存の業務フローを改善したりなどの活動を支援するサービスです。 たとえば、昨今の企業では迅速かつ柔軟な対応が求められるため、コア業務に専念するために外部業者が新しいビジネスモデルを集中的に設計し、実装するための支援をします。これまで紙媒体で手続きしていた業務に対して、オンラインで手続きを行うためのシステムの導入を行うのを支援するといったケースも可能です。 ですから、BTOはBPOより、さらに深く企業に関わり、成果を実現するために活動のことを指します。 BPOの契約形態3種類について BPOの業務委託の契約形態には以下の3種類があります。 請負契約 委任契約 準委任契約 契約形態によって性質が異なります。それぞれの契約の違いと特徴について詳しく解説します。 請負契約 請負契約は、ある特定の成果を完成させることを目的とする契約です。請負人（業者）は、依頼者から指示された成果物の提供を約束します。 請負契約の特徴は、依頼された成果が完成するまで、業者が自由に作業方法を選べることです。例えば、建築工事を請け負う場合、建物が完成することが求められ、工事の進行方法や細部については請負人が決定します。報酬は成果物が完成した後に支払われることが一般的です。 BPOにおいては、仕事の性質や目的によって特に具体的な成果を求める場合に選ばれます。例えば、システム開発などの成果物が明確な業務は請負契約が使われることが多いです。 委任契約 委任契約は、依頼者が他の人に自分の代わりに特定の法律行為を行ってもらう契約です。ここで重要なのは「行為の遂行」であり、その結果ではありません。 たとえば、弁護士に法的な代理行為を依頼する場合、弁護士は依頼者の代理として最善を尽くしますが、その結果（例えば裁判の勝訴や敗訴）を保証するものではありません。委任契約では、報酬を前提として行われることが多いです。 BPOにおいては、専門的な知識や技能を必要とする行為を代行してもらいたい場合に選ばれます。 準委任契約 準委任契約は委任契約に似ていますが、法律行為以外の一般的な行為を委任するのが大きな違いです。準委任契約では、委任契約のような特定の法律行為は含まれません。 委任をされた側は作業過程に責任を持ち、善意のある管理者として業務を行い、作業期間が終了すると契約終了となります。最終成果物に責任を持つのは、発注側（委託元）です。 オフィスで発生する業務のほとんどは一般的な事務処理ですので、実際のBPO取引においては準委任契約の方が最も広く用いられている契約でしょう。コンサルタント業務や保守といった成果を明示しにくい業務も準委任契約を結ぶことが多いです。 BPO企業の選定ポイントは6つ BPO企業を選定する際は、以下の6つのBPO企業を選ぶポイントについて確認する必要があります。 事業規模 価格 実績 専門性 業務量 セキュリティ これらのポイントを押さえることで、自社にニーズに合ったBPO企業を選ぶことができます。 事業規模 大規模なBPO企業は豊富なリソースを持ち、広範囲にわたる多様なニーズに対応する能力があります。大きなプロジェクトや複数の業務を一括で委託する際に適しています。 一方で、小規模なBPO企業は、比較的柔軟性が高く、特定のニッチな分野に特化したサービスを提供することが多いため、特定の専門技術や個別のカスタマイズが必要なプロジェクトに強みを持っています。 それぞれの規模の業者が持つ利点を理解し、自社の具体的なニーズや戦略に合わせて最適なBPOパートナーを選定することが、業務アウトソーシングの成功につながります。この選択においては、業者が過去に手掛けたプロジェクトの種類や規模、そして顧客からの評価なども参考にすると良いでしょう。 価格 価格設定はそのサービスの質や範囲、サポートのレベルを反映しているため、単に安価な業者を選ぶのではなく、コストとサービスのバランスを考慮する必要があります。低価格が必ずしも総合的なコスト効率を意味するわけではなく、時にはサービスの質が犠牲になることもあるからです。 例えば、安価な業者が提供するサービスが不十分で、結果的に追加の修正やサポートが必要になり、トータルのコストが予想以上に増大するケースがあります。 したがって、価格評価の際には、初期費用だけでなく、継続的な運用コストや将来的なROI（投資利益率）も検討することが重要です。価格を評価する際には、表面的な数字に惑わされず、提供されるサービスの全体的な価値を理解することが求められます。 実績 BPO企業の実績を評価することは極めて重要です。ポイントとしては、業者が過去にどのようなプロジェクトを成功させてきたか、その経験が自社のプロジェクトにどう活かされるかが評価の基準になります。 なぜなら、確かな実績があるBPO業者は、類似の課題に対して高い専門性と解決策を提供できる可能性が高いからです。たとえば、ある業者が金融業界向けに効果的なコスト削減策やプロセス改善を実施してきた実績がある場合、その業者は同業界の類似課題に対応する際に信頼できる選択肢となります。 したがって、選定過程で業者の具体的な実績を詳しく調査し、それが自社のニーズに合致するかを確認することが推奨されます。選定される業者が自社の目指す目標達成に貢献できるかどうかをよりよく判断しなければなりません。 専門性 BPO企業の専門性は、自社の特定のニーズにどれだけ効果的に応えることができるかを示す重要な指標です。ここでのポイントは、企業が特定の業界やプロセスに対する深い理解と経験を有しているかどうかです。なぜなら、専門的な知識を持つ企業は、その分野の課題をより効率的かつ効果的に解決できるからです。 たとえば、医療業界のBPO企業が医療規制の複雑さや患者データの取り扱いに精通している場合、その企業は医療関連のアウトソーシングでより適切なサービスを提供できるでしょう。そのため、BPO企業を選定する際には、提供する専門的なサービスと、自社のニーズとの整合性を詳細に調査し、確認することが推奨されます。 業務量 BPO企業選定において、業務量の考慮のうちの1つです。取り扱える業務量が自社の要求に応える十分なキャパシティを持っているかが鍵となります。理由は、適切な業務量の処理能力を有する企業を選択することで、プロジェクトの効率と生産性が最大化されるためです。 たとえば、大量のデータエントリーや顧客対応を必要とするプロジェクトに対して、十分なリソースとスタッフを持つ企業を選択する必要があります。そうすることで、過負荷や品質の低下を避け、期限内に高品質な成果を得ることが可能となります。 したがって、BPO企業を選定する際には、実際にどれだけの業務量を効率的に処理できるかを確認し、自社のプロジェクトの規模と照らし合わせて評価することが推奨されます。プロジェクトのニーズに最も合致した業者を選択できて、業務の遂行におけるリスクを最小限に抑えることが可能です。 セキュリティ セキュリティはBPO企業選定の際に極めて重要な要素です。情報セキュリティ管理体制が、自社のデータ保護基準と法規制に適合しているかを確認しましょう。なぜなら、アウトソーシングにおいては機密情報や顧客データが業者に委託されるため、これらの情報が適切に保護されることが絶対条件であるからです。 例えば、国際的な情報セキュリティ基準であるISO/IEC 27001などの認証を取得しているかどうかは、その業者のセキュリティ管理が一定の基準を満たしている証とされます。したがって、BPO企業を選定する際には、そのセキュリティポリシーと実施している対策の詳細を確認し、自社のセキュリティ要件に合致しているかを慎重に評価しなければなりません。 BPO企業選定の注意点：実態をよく確認する BPO企業の選定について注目したい注意点は、実態をよく確認することです。あるスキルに特化した人材を扱うことを特徴として紹介しているBPO企業の場合、そのスキルを有する人材がどういったバックグラウンドがあるかを考える必要があります。 例えば、クラウドワーカーの主婦に特化したBPO企業も多くあります。主婦ならではの隙間時間の活用であったり、繊細なチェックなどメリットはあるでしょう。しかし、子どもの体調不良による急な欠勤や、スキルのバラつきなど、品質において心配な点がいくつか考えられます。 このように、BPO企業の実態についてよく確認しておくことは、品質の担保やより良い成果を生み出すことに繋がります。自社のニーズと依頼するBPO企業の得意とするところについて、深掘りをして照らし合わせていくことが必須です。 まとめ BPOは業務プロセス全体を長期にわたって外部に委託し、業務の洗い出しから設計、成果の評価や改善まで含まれます。これに対し、アウトソーシングは特定の業務を短期間で外部に委託することを指し、より短期的なニーズに対応します。 また、BPOは企業が業務フローを設計段階から外部業者と共に構築するため、完全に外部委託が可能ですが、アウトソーシングは一時的な工数増加に対応する形で用いられることが多いです。 BPO業者を選定する際には、契約形態が重要で、請負契約、委任契約、準委任契約の違いを理解し、それぞれの特性に応じた選定が必要です。それぞれの契約形態には異なる法的責任が伴うため、事前にそれらの違いを理解しておくことが重要です。 このように、BPOとアウトソーシング、さらにBTOはそれぞれ異なるニーズに応じた業務委託の形態です。適切な業者選定には各業務の特性を理解し、それに最適なサービスを提供できる業者を選ぶことが求められるでしょう。

各企業で業務効率化や人材不足解消、コスト削減に向けた取り組みとして、最近ではアウトソーシングの重要性が高まっています。アウトソーシングに向いている業務は、必ずしも社内で行う必要のない業務やルーティーンワーク等のノンコア業務です。この記事では、アウトソーシングを活用できる業務内容や、導入の流れを詳しく解説しています。 現在、業務上の問題点に対して業務改善に取り組んでいる企業はそれほど多くはありません。それが改善できるなら、顧客の価値創出や他社との違いを作り出し、差別化できて企業の利益を向上できるでしょう。アウトソーシングを活用して業務効率化を図りたい、現状の問題を解決したいと考えている方はぜひ参考にしてください。 アウトソーシングとは？ アウトソーシングとは、英語の「outsource」に由来する和製英語で、日本語でいうと「外部委託」といい、業務の一部を自社で行わず外部の企業に委託することです。しかし、これまでの業務内容をそのまま外部委託するだけでは、今までより費用がかさむだけで現状維持に留まります。 アウトソーシングには企業価値を維持・向上させるために外部リソースの活用の意味で使用されます。 なぜアウトソーシングは必要なのか そもそもアウトソーシング導入が必要かは十分な熟慮が不可欠です。以下の内容が自社で当てはまるのであれば、導入を検討すべきでしょう。 ヒト(人材)の領域に関する課題 モノ(資源)の領域に関する課題 カネ(資金)の領域に関する課題 それぞれの観点から詳細を解説します。 ヒト(人材)の領域に関する課題 人材の領域に関する課題は以下があります。 人手不足：業務遅延や品質低下の恐れがある スキル不足：新しい業務に必要な知識がなければ業務遂行は難しく、業務の品質や業務効率低下の恐れがある 教育やトレーニングコストの負担：人材育成にかかる時間や費用負担がある ヒト(人材)の領域に関する課題解決のためにアウトソーシング導入は大変有効です。委託先は業務遂行の必要な知識を有した専門家がそろっているため、アウトソーシングすることで自社で行うよりも業務効率化や完成度が高いものが納品されるでしょう。 モノ(資源)の領域に関する課題 資源の領域に関する課題は以下があります。 設備や機材不足：必要な設備や機材が不足しており、業務の遅延や品質低下の恐れがある 材料調達コストの負担：材料調達コストが大きな負担となり、利益率が低下する恐れがある 生産ラインの改善：既存の生産ライン最適化に必要な技術やノウハウがないため、改善できず業務効率が低下する恐れがある モノ(資源)の領域に関する問題を解決するために、アウトソーシングで生産設備や材料調達、生産ラインの改善を委託することで、より生産性が向上するでしょう。 カネ(資金)の領域に関する課題 資金の領域に関する課題は以下があります。 コスト削減：業務効率化を図らなければ人件費がかかり、利益が増加しない キャッシュフローの改善：資金繰りの改善としてキャッシュフローの見直しが必要 投資効率の向上：効率的な資源配分を実施しなければ、収益悪化の恐れがある カネ(資金)に関する業務の一部をアウトソーシングすることで、人権費や設備投資コストを削減できます。例として、決算書作成や税務処理、ITシステムの構築や運等の委託が可能です。業務の一部委託によっても専門家が行うことで業務効率と品質向上の相乗効果が得られるでしょう。 アウトソーシングのメリット、デメリットについてはこちらで詳しく説明します。 アウトソーシングの種類 アウトソーシングと一口で言っても以下のように様々な種類があります。 BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング） ITO(インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング) KPO(ナレッジ・プロセス・アウトソーシング) SPO(セールス・プロセス・アウトソーシング) それぞれの特徴や違いを知り、自社に合った委託先を選びましょう。 BPO BPOとは、「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略です。BPOは、業務全体を委託先の専門家に長期で委託することを指します。この手法は近年注目を集めており、プロに業務を一括で委託することで自社はコア業務に集中できコスト削減や利益増加に繋がります。業務例は以下があります。 給与・賞与計算 採用業務代行 コールセンター業務等 ITO ITOとは、「インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング」の略です。コンピューターやインターネット技術関連の業務委託を指します。上記で挙げたBPOの中のIT分野に特化した業務委託内容です。 現代は企業のIT化が日々進歩しており、自社のマンパワーやノウハウのみで対応しきれない場合は、ITOを利用することが有効な手段の1つと言えます。業務例は以下があります。 運用保守 ヘルプデスク システムマネジメント RPA導入 KPO KPOは「ナレッジ・プロセス・アウトソーシング」の略です。IT化が進むにつれて、企業は取得した大量のデータを分析し、事業に活用する必要に迫られています。膨大なデータを分析するには専門的な知識が必要となり、どの社員にでも気軽に任せられるものではありません。 データ分析等の価値創造や知的生産に関する業務をKPOと言います。KPOすることは、他のアウトソーシングのようなコスト削減目的ではなく、データを正しく分析して得られた推測やニーズの把握に利用して、そこから新たな高付加価値を生み出すことが導入目的です。業務例は以下があります。 データ分析 マーケティング 顧客管理・分析 SPO SPOとは「セールス・プロセス・アウトソーシング」の略です。セールスなので、営業活動のアウトソーシングを指します。従来の対面営業以外にも電話によるインサイドセールス、営業事務もSPOの対象です。 営業の社員も製品開発やマーケティングに参加させてより特化したい、そのために営業を外注したい場合に役立ちます。業務例は以下があります。 フィールドセールス インサイドセールス 営業事務 問い合わせ対応 アウトソーシング導入に向いている業務とは？ 実際の業務でアウトソーシングが向いている業務は以下の4つの業務が挙げられます。 労務管理業務 採用業務 経理業務 IT業務 それぞれの詳細を解説します。 労務管理業務 給与計算等の労務管理業務全般をBPOすることで、人事の業務負担が軽減できます。特に新規採用や雇用管理は従業員が多くなるほど、煩雑で負担が増し業務ミスに繋がります。 雇用管理等のルーティンワークに時間を割いていては、本来すべき業務にかける時間が減少します。ルーティンワークはアウトソーシングと相性がよく、専門家に委託することで自社でしか行えない業務に集中することが可能になります。 採用業務 採用業務は以下の2種類があります。 一部をアウトソーシングする方法 業務全般をアウトソーシングする BPOの中でも採用業務に特化したアウトソーシングをRPO(リクルートメント・プロセス・アウトソーシング)と言います。面接者とのやり取りから面接スケジュール調整や内定者フォローなどの採用に関する業務を一貫して委託することが可能です。 経理業務 経理業務には月次の記帳業務や年末調整、決算書作成等の専門スキルが必要な業務が数多くあります。そのため、経理業務をアウトソーシングすることで、コスト削減や業務負荷軽減になるでしょう。 専門スキルを有した人材確保が難しい中、採用できても育成に時間がかかる等の負担がかかることが予想されます。専門スキルを持った委託先を選定することで、人手不足から解消されます。 IT業務 ITOで挙げたシステム保守や運用、ヘルプデスク等の業務はITに関する専門家のいる委託先を選ぶことが重要です。そうすることで、問い合わせ業務等の突発的な業務が重なっても待たせることなく対応可能になります。 企業の情報システムは人手不足であることが多く、1人の社員が複数の業務を兼務している状況が多く発生しています。ITOをすれば、自社の担当が1人でも人数に左右されずに安定して業務が遂行できるでしょう。 アウトソーシング導入の流れ アウトソーシング導入に向けた流れは、大きく以下の4つに分けられます。 業務委託目的の明確化 業務範囲の明確化 RFP(提案依頼書)作成 受託者選定 それぞれのステップを詳しく解説します。 業務委託目的の明確化 アウトソーシング導入に向けて、まずすべきことは業務委託の目的を明確化させることです。社内や組織内で目的が曖昧なまま導入を進めると、従業員ごとに導入過程での判断基準が異なったり個人間での解釈の違いが生まれたりして齟齬が生じ、結果として円滑に導入を進めることが難しくなります。導入前の打ち合わせで、導入目的や成功状態をよく共有しておくことが大切です。 業務範囲の明確化 次に、委託する業務内容の一覧や業務範囲を具体的に細かく列挙します。この時に業務範囲が曖昧な点や業務の取り組み方法が人によって違う場合は、詳細な聞き取りや業務内容の統一を図ることが大切です。組織内で業務全体の流れを再確認することで委託内容の抜けや漏れ防止になります。 RFP(提案依頼書)作成 アウトソーシング先への業務委託内容の整理が終わったら、委託先選定のためにRFP(提案依頼書)を作成します。依頼を受ける(アウトソーシングを引き受ける)会社は、1件あたりの作業時間や処理件数等の条件を確認し、諸条件に必要な人員、費用を算出して提案書や見積書を提出します。 委託先にRFPを提出する前に、社内での評価基準を設けておくことがとても大切です。費用が安いほうがいいか処理件数が多いほうがいいか、委託先を決めるうえで優先順位が高い項目を明確にしておくことで、社内の意思決定を早め導入をスムーズにでき、最適な業者を選ぶことができるでしょう。 受託者選定 RFPを作成し、受託者の選定を行います。アウトソーシング先を選定できたら契約を締結し、受託者と協議しながら運用開始までの準備と手続きを進めましょう。 アウトソーシングの成功事例 これまでに紹介した方法を用いてアウトソーシングを導入し、目的を達成した企業を3つ紹介します。実際の導入事例から自社の導入の参考にしましょう。 AIRDO AIRDOでは、給与計算業務をアウトソーシングしています。アウトソーシングを導入する以前は職種ごとに賃金構成が異なるため、毎月の給与計算業務に多くの時間を取られ、他の業務が停滞していました。しかし、アウトソーシング導入後は給与計算に関する煩雑な業務がなくなり、その他のコア業務に専念できるようになりました。 ベネッセコーポレーション ベネッセコーポレーションでは、複数の制作・運用会社がそれぞれでWebサイトを運営しており、各サイトごとに業務フローや品質のばらつきが発生していました。Webサイトごとに対応方法が異なるため、自社の運用方法が適応できず対応数が増加して、担当者への負担が大きくのしかかっていました。 そこで、1つの委託業者にアウトソーシングすることで、業務フローや品質管理の集約化が可能となり業務効率化と品質向上に成功しました。 大塚製薬 大塚製薬では、「医薬品安全性監視」という専門性の高い業務を自社の派遣スタッフで担っていました。しかし、派遣スタッフを管理する負担が大きいという現場の声を聴き、派遣スタッフの業務内容に加えて社員が担っていた業務の一部もアウトソーシングしました。 導入後は、社員の業務効率化が図れたこと、またコロナ渦でも在宅勤務の導入をスムーズに行えたことがメリットとして挙げられます。 まとめ 人手不足により、自社社員が請け負える業務内容には限りがあります。既存業務の効率化を図ることで改善される事もありますが、人手不足を補えずすぐに限界が来るでしょう。社員の業務内容が定型業務で多くを占めていては、会社の成長に必要な業務へのリソースが割けず、今後の会社の成長は鈍化していくでしょう。 アウトソーシングを導入することで、社員の負担軽減やコア業務への時間を捻出でき、会社の利益向上や社員の働き方を良い方向へ導けます。人手不足や業務改善を解決するために自社に合ったアウトソーシングを導入し、働き方を見直しましょう。

アウトソーシングや業務委託という名前は聞いたことがあるけれど、BPOが何のことかがわからないという方は多く見られます。BPOはアウトソーシングの一部であり、外部業者へ業務の一部を委託することです。 本記事では、BPO事業の概要に触れ、アウトソーシングとの違いや対象となる業務について紹介します。加えて、BPOを導入する上でのメリットと注意点を解説するので参考にしてください。最後には、BPOの導入事例と導入フローについても紹介します。 BPOとは業務の一部を外部業者へ委託すること BPOとは、Business Process Outsouricingの頭文字をとった言葉で、業務プロセスの一部を外部委託することを言います。企業はBPOを取り入れることによって、経営資源の集中や業務効率の向上、コスト削減を目指します。専門的なBPO業者に外部委託することで、より利益を生みだす成長戦略の強化につながります。 昨今の人手不足の中、BPOを取り入れることは、有効な解決策の１つです。業務をコア業務とノンコア業務に分類し、コア業務へ経営資源を集中させ、ノンコア業務へBPOを取り入れることで相乗的に成長を促すことができます。社員のモチベーションの向上や、スキルアップにも効果的です。 アウトソーシングとの違い BPOはアウトソーシングと混同されがちです。この2つには大きな違いがあります。アウトソーシングは、単純な業務を委託することです。業務を遂行することを目的としており、期間も一時的な場合が多いのが特徴です。 一方、BPOは、ある業務プロセスを一括して業務委託することです。業務プロセスの見直しや改善などを目的をしており、長期にわたって実施されます。よって、BPOは対象とする業務の範囲が以下のように広くなります。 委託を検討する業務を洗い出し、課題を見つけ、設計を実施 計画を立案し実行する 定期的なコミュニケーションを実施し、検討や分析を行い、改善につなげる この一連のサイクルを行うことでより効果を発揮することが可能になります。 アウトソーシングとは？どのような手順で導入する？こちらの記事で解説していますので併せてごらんください。 BPOの対象業務 BPOの対象とする業務は以下のように多岐にわたります。 総務部門では受付業務や文章管理 経理部門では請求書発行業務や年末調整業務、データ入力業務 コールセンター業務 ヘルプデスク業務 今まで属人化しがちだった営業も、業務フローの切り分けによりBPOの対象とすることが可能です。 BPO導入手順 BPO導入手順は以下のようになります。 業務選定 業務の洗い出し 委託業務範囲の確認 成果の監視 自社業務へフィードバック それぞれの手順の詳細を解説します。 業務選定 まずはBPOを導入するために業務選定を行います。そのためには、目的を明確にする必要があります。基準のブレや、認識の違いを生まないためによく検討しましょう。 次に業務範囲を決めます。目的に合わせて、コア業務とノンコア業務の切り分けを行います。目的と範囲を明確にすることが不可欠です。 業務の洗い出し 業務の選定ができたら、次は業務を洗い出しましょう。目的に合わせた業務範囲の中で、業務の棚卸しをします。 できるだけ細かく洗い出すことで、委託に必要な業務の抜けや漏れを防ぐことができます。誰がどのような業務をどれだけの量で行なっていて、どの業務がコア業・ノンコア業務なのかを明らかにしていきます。 委託業務範囲の確認 BPO業社の選定のため、委託業務範囲の確認を行います。その上で、以下の点を確認していきます。 初期費用 ランニングコスト プライバシーマークの有無 委託を想定している業務の専門性 専門性があるといっても、その情報を鵜呑みにせず、さまざまな情報を比較しておく必要があります。 成果の監視 実際にBPO業社が決まったら、業務の分析と業務プロセスの構築を行います。その過程が完了したのち、業務を遂行する上で品質に問題がないか確認をするために成果を監視することが必要です。定期的なコミュニケーションの場を設けて、効果測定を行い、実施内容に問題がないか確認するようにしましょう。 自社業務へフィードバック BPO業社との定期的なコミュニケーションは品質の確認だけではなく、自社業務へフィードバックする目的もあります。BPO業社はその分野に専門的なスキルを有しているため、コミュニケーションの中からアドバイスを受けるなどして、社員のスキルアップを狙いましょう。相乗効果で効率が向上し、売上増加が期待できます。 BPOを導入するメリット BPOを導入するメリットは以下があります。 コア業務へ集中できる 業務の洗い出し、効率化 コスト削減 それぞれの詳細を解説します。BPOを導入するデメリットと対策についてはこちらの記事で解説しています。 コア業務へ集中できる BPO導入のメリットとして、1番に挙げられるのは、社員がコア業務に集中できるようになることです。ノンコア業務に時間のリソースがとられていたところを、外部委託することで、全体の工数が下がり、業務効率と生産性が向上することが期待できます。 戦略的に経営資源をコア業務に配分できるようになるため、競争力が向上し、利益増加も可能になります。さらに、BPOの導入により、社員の業務負担を減らし、コア業務に集中できるようになるため、スキルアップやモチベーション向上が期待でき、定着率の向上につながります。 業務の洗い出し、効率化 ノンコア業務は課題を抱えたまま常態化する傾向があり、改善されないことが多いです。そこで、BPOを導入すれば、初めの過程で、業務プロセスを洗い出し、フローを整理します。その過程で、業務の取捨選択をします。 不要な業務は廃止または統合され、フローが洗練されていくため、効率が向上が期待できます。外部業者へ引き継ぐ過程で標準化を実施するため、業務改善にもつながります。このようにBPOでは、一連の業務の棚卸しのようなことを行うため、より業務プロセスのスリム化が可能です。 コスト削減 企業が抱えるコストは、社員の給与や手当の福利厚生の他に、採用にかかるコストや教育にかかるコストなど様々です。加えて、コア業務に付随するノンコア業務は長時間労働となり、コスト増の大きな原因となります。BPOの導入により、初めは業務フローの見直しや環境整備、委託業者への支払いなど、ある程度の初期コストが発生します。 長期的に見た時に、採用と教育のコストがなくなり、社員へ支払う給与や手当、福利厚生などのコスト削減が可能となります。BPO導入以前を上回る大幅なコスト削減が期待できます。 BPOを導入する際の注意点 BPOを導入する際の注意点は以下があります。 準備に手間がかかる 情報管理にリスクがある 委託業者とのコミュニケーションのギャップ それぞれの詳細を解説します。 準備に手間がかかる BPOを導入時には、以下の作業のため準備に手間がかかります。 現状の課題や問題の選定 業務フローの洗い出し コア業務とノンコア業務の見直し 業務の引き継ぎ イレギュラーが多い業務の場合は、業務フローの整理 成果物の定義付けも行うため、長い期間が必要になります。しかし、一度、BPOを導入する準備ができれば、長期的にメリットを出すことが可能です。 情報管理にリスクがある 外部業者が関わるので、情報漏洩のリスクが高くなるため、セキュリティ体制が整った企業かどうかを見極める必要があります。実際、見極めは難しいですが、一目で判断する方法があります。それは、プライバシーマークを取得しているかがどうかです。 プライバシーマークは、個人情報を適切に取り扱うことが保証されている企業に付与されます。プライバシーマークを取得していれば、情報漏洩のリスクの心配についても軽減されると考えられます。 委託業者とのコミュニケーションのギャップ BPO業者に任せきりにすると、ブラックボックス化してしまうリスクがあります。そのリスクを解消するためには、定期的なコミュニケーションが必要です。 スタッフリーダーと担当者間で定例会を実施し、現状把握や課題を洗い出し、改善点などを話し合いを行います。外部業者に委託することで、今までと同じようなコミュニケーションで依頼内容が通るわけではないため、綿密な話し合いが必要です。 BPO導入事例 BPOを導入した成功事例を紹介します。 コールセンター 店舗を多数展開しているA社では、問い合わせ窓口が細分化されていたため、どこに問い合わせをすればいいかの判断が複雑になっていたことが課題でした。そこでBPO業者に委託を依頼したところ、コールセンターを創設し、窓口を一本化しました。Q &A集のように回答を一元管理することで一次対応で自動音声を導入。自動音声で対応できないところをオペレーターが対応することで、本部の負担が軽減されました。 店舗への対応も迅速になり、問題発生への対応が早くなったことで、売上が拡大。今までの負担が軽減した本部では、コア業務へのリソースを確保し、より利益を生み出すことができるようになりました。 経理 新しい事業を始めたばかりのB社では、数年の急成長により、経理部門の人材が不足していたことが課題でした。既存の社員への負担が増加し、退職者も増加。退職者補充として、派遣社員を雇っていたが、ノウハウが蓄積されないといった課題も発生。そこで、BPOを導入することで、慢性的な人手不足が解消できました。 外部業者との定期的なコミュニケーションの中で、専門的なアドバイスを受けることで、社員のスキルアップが実現しました。管理職は、都度、採用選考や面接を行なっていた時間がなくなり、時間的余裕が生まれ、社員の管理や指導が改善されました。経営面でも戦略を練る機会がふえ、効率できに売上と利益を増やす取り組みができるようになりました。 給与計算 中小企業のC社は従業員が数百名いる中で、管理部門は数十名で構成されています。そのため、給与計算業務は1人で行なっていました。デジタル化もまだ進んでおらず、業務負荷が課題でした。BPO業社へ外部委託することで、アナログ作業たっだ部分が巻き取られ、大幅な時間的余裕が生まれました。 1人で業務を行なっていると、少しの間違いが命取りとなっていましたが、BPO業社からのアドバイスやダブルチェックにより改善しました。その他にも年末調整や社会保険の標準報酬の報告書作成などの繁忙期対応の負担も減少。社員の負担が減ることで、コア業務へ注力できるようになり、品質が向上しました。 まとめ BPOはアウトソーシングとは適用する範囲や期間が異なります。BPO導入のメリットは多く、社員をコア業務へ集中させることが可能です。業務の洗い出しを行うことで、常態化していたノンコア業務の改善点が明らかになります。業務の整理を行うことで大幅なコスト削減を実現します。 一方で、BPO導入までに時間がかかることや情報漏洩のリスク、コミュニケーションギャップなどの注意が必要です。その点を踏まえた上で、業社選定を行いましょう。 BPOの対象業務はコールセンターや経理、給与計算など多岐にわたります。多岐にわたる対象業務の中から、自社が抱える課題がどこにあって、どの業務に対してBPOを導入するかを選定していきましょう。 業務を洗い出した後、費用対効果の高い業者を選定し、成果の監視が必要です。BPO業社と定期にコミュケーションをとることで、効果的なフィードバックを受けるようにしましょう。BPOの導入は、会社の課題解決に有効な一手となるでしょう。

自社で全ての業務を行わず、業務の一部あるいは全てを外部委託している企業が増えています。しかし導入経験がなければ、どこに委託していいか・委託先では何ができるかが分からず導入を進められないかもしれません。 この記事では、委託方法としてメジャーであるアウトソーシングと派遣の違い、メリットとデメリットについて解説しています。アウトソーシングと派遣の違いが分かることで、自社に合った委託先を選べるようになります。外部委託化を進めるための参考にしてください。 アウトソーシングと人材派遣の違い アウトソーシングと派遣は業務を委託するという共通点があり、似たようなものと考える方がいますが、実際は全く異なります。ここでは、以下の3つの違いについて説明します。 業務遂行方法 対価の発生方式 業務指示の方法 業務遂行方法 アウトソーシングは業務全体を委託先へ任せる手法です。自社では委託先の業務管理や指示出し等の管理業務を行うため委託業務への責任を負いますが、委託された会社が業務の一連を行うため実際に業務を行うことはありません。 しかし、人材派遣は人材派遣会社から自社に適性のある人材を紹介してもらい自社で働きます。そのため就業時間の指定や業務遂行等を含めた業務管理を全て自社で管理しなければなりません。したがって、派遣社員の仕事の成果に対する責任は人材派遣会社ではなく、自社で負うことになります。 対価の発生方式 アウトソーシングでは、対価は成果で決まります。契約の多くは、業務1つあるいは業務による成果につきいくら支払うという形が採用されています。自社では業務単位で対価を支払うため、委託先の社員がたとえ目安時間を超過していても契約内容に明記していなければ、超えた分の人件費を支払う必要はありません。 しかし、人材派遣では自社で派遣社員が働いているため、働いた日数や時間に応じて賃金の支払いをしなければなりません。残業していれば、残業代を支払う義務があります。 業務指示の方法 アウトソーシングは業務全体を委託先へ任せます。そのため、業務対応に必要な人員確保や配置数の決定、業務体制や指揮系統は委託先に一任します。 一方、人材派遣は派遣社員と直接の雇用関係を結んでいませんが、自社で働くがゆえに派遣社員の勤怠管理に加えて業務内容も自社で行う必要があります。そのため、派遣社員を管理する人材が必要となります。 アウトソーシングのメリット アウトソーシングするメリットは以下があります。 業務負荷軽減と経営資源の最適化 外部のノウハウを活用した品質向上 業務量の変動が大きい業務への対応 業務量の変動が大きい業務への対応 それぞれの詳細を解説します。 業務負荷軽減と経営資源の最適化 社内の定型業務をアウトソーシングすることで、自社社員の業務工数が削減され負担が軽減されます。委託した業務の担当者の採用から育成までの一連の流れを委託できるため、業務管理の工数削減も見込めるでしょう。これまで定型業務や管理業務に充てていたリソースをコア業務に充てることで人的資源の最適化に繋がります。 外部のノウハウを活用した品質向上 アウトソーシングのメリットとしては、委託先が専門性に特化した集団ということです。自社で業務を担うことももちろん可能でしょう。しかし、プロに任せることで仕事の質が上がり、自社社員のリソースをコア業務に充てることができ、生産性の向上が期待できます。 業務量の変動が大きい業務への対応 繁閑期の差が大きい業務を自社で行うと、繁忙期へ向けて人手が不足しないように人材採用や育成に力を入れます。しかし繁忙期が過ぎると人材が過剰となるため、人件費が会社として負担になるでしょう。アウトソーシングすると、委託先が業務量に応じて人材等の調整をしてくれるため運用が適正化されます。 アウトソーシングのデメリット アウトソーシングすることによるデメリットは以下があります。 情報漏洩のリスクがある 社内にスキル・ノウハウが蓄積されない それぞれの詳細を解説します。 情報漏洩のリスクがある アウトソーシング先でも情報漏洩防止のルールが決められていますが、流出してしまう可能性は自社よりも高まります。委託先がサーバー攻撃を受けた場合は、企業機密等の重要な情報が流出するでしょう。もし、情報が流出した場合委託元企業は委託先へ賠償問題等の裁判沙汰に発展することがあります。 たとえ、委託元企業が勝訴し委託先から賠償金が支払われても、委託元企業の社会的信頼はすぐに回復できないため、利益は落ちる可能性が高いでしょう。他の委託先を探すコストがかかり、委託先が見つかるまでの業務遂行の問題が発生し、想定外の状況に陥る可能性があります。 社内にスキル・ノウハウが蓄積されない 今は予算や人材不足で運用できなくても将来は社内で行いたい業務を一時的にアウトソーシングしたい場合はアウトソーシングには向きません。アウトソーシングすることで業務全体を委託先に一任してしまうため、自社では業務に関する知識やノウハウが蓄積できず、人材育成ができないからです。 派遣のメリット 派遣を利用するメリットは以下があります。 必要な期間だけ活用できる 業務管理がしやすい 情報漏洩のリスクを軽減できる それぞれの詳細を解説します。 必要な期間だけ活用できる 繁閑期の業務量の差が大きい業務の場合、繁忙期の人材が不足する時期だけ派遣スタッフを受け入れ、閑散期で人員調整することが可能です。時期だけでなく、日ごとの一時的な欠員補充でも活用でき、自社の状況に合わせて必要な数だけ人員を揃えられます。 業務管理がしやすい 派遣社員は派遣先で業務に従事するため、指揮命令権は派遣先にあります。指示出しや労働時間の管理は必要ですが、派遣社員と直接コミュニケーションを取りながら業務を進められるため、業務管理を細かく行うことができる点は大きなメリットです。 情報漏洩のリスクを軽減できる 派遣社員が請け負う業務内容やセキュリティ面を精査し、業務を一任することができます。そのため、アウトソーシングと比較して情報漏洩のリスクは低くなるでしょう。 派遣のデメリット 派遣を利用するデメリットは以下があります。 派遣社員を指名できない 派遣期間に上限がある 業務内容に制限がある それぞれの詳細を解説します。 派遣社員を指名できない 派遣元である人材派遣会社と雇用契約を結んでおり、自社が派遣社員との直接雇用契約を結んでいないため、自社へ派遣するスタッフを選択できません。これは労働者派遣法によって定められており、派遣先企業は人材のリクエストは派遣元企業へ打診できますが、派遣元で決定した人材を採用する必要があります。 派遣期間に上限がある 派遣社員の受け入れ期間は以下の2パターンがあります。 事業所単位 個人単位 派遣期間には上限があります。事業所単位では、派遣社員の受け入れは原則3年となっていますが、期間を延長することもできます。個人単位の場合、4年目以降は同じ課で働くことはできません。同じ会社で継続したい場合は部署変更が必要です。 業務内容に制限がある 派遣社員は労働者派遣法と施行令によって禁止されている業務があります。以下が派遣社員が禁止されている業務になります。 港湾運送業 建設業務 警備業務 医療関係業務 いわゆる「士」の業務（弁護士、司法書士、土地家屋調査士、公認会計士など） 人事労務管理関係のうち、派遣先において団体交渉又は労働基準法に規定する協定の締結などのための労使協議の際に使用者側の直接当事者として行う業務 アウトソーシングと人材派遣のどちらがいいのか？ 自社での導入を考える際に考えるべきポイントは以下の4点です。 定型業務があるか イレギュラー対応の発生頻度 導入前の費用比較や業務切り分けが重要 契約書に記載されていない業務は任せられない それぞれのポイントを詳しく説明します。 定型業務があるか すでに自社で決まったマニュアルや作業手順が明確化されているような定型業務の場合、プロであるアウトソーシング先に任せるとよいでしょう。自社のマニュアルや手順を基にアウトソーシング会社がさらに業務改善をしながら業務を進めるため、コストパフォーマンス向上と業務改善が実現できます。 イレギュラー対応の発生頻度 イレギュラー業務は突発的で対応に時間がかかりがちです。さらに時間の余裕がなくすぐに判断しなければならない場合、アウトソーシングでは、委託先の社員へ細やかな指示を出すことは難しいでしょう。派遣社員であれば現場で直接指示を出せるため対応スピードが早まり、解決までの時間が短くなるでしょう。 導入前の費用比較や業務切り分けが重要 導入前には費用の比較と業務の切り分けがとても重要になります。費用比較とは、委託を考えている業務を自社で行った場合と外部へ委託した場合でのコストを比較することです。委託する業務量や内容によっては自社で運用するよりもコストがかかる可能性もあります。 業務切り分けとは、委託する業務と委託せずに自社で行う業務を適切かつ明確に切り分けて置くことです。業務内容をどこまで委託するかを明確化し自社内で共有していないと、かえって業務の非効率化を招く恐れがあります。 契約書に記載されていない業務は任せられない アウトソーシングでは業務内容全体を委託するた作業の詳細を記載することはありません。必要な作業であれば、契約範囲となり業務を遂行してもらえます。 しかし、派遣社員は契約以外の業務に従事させると契約違反となり、最悪の場合は派遣会社との契約が切れる可能性があります。そのため、派遣社員に将来的に任せたい業務が決まっている場合は契約書に記載しておく必要があります。契約中に記載していない業務を任せたい、契約変更したい場合は人材派遣会社へ相談しましょう。 詳しくは、アウトソーシングとは？なぜ必要？導入の流れ、どの業務に使うべきか徹底解説！で詳しく説明しているので、ぜひご参照ください。 派遣導入時の注意点 派遣を導入する場合は労働者派遣法(以下、派遣法)の改正に注意しなければなりません。派遣法は派遣労働者の保護を目的とした法律です。 派遣法のルール 派遣法のルールとしては、以下が近年改正された内容です。 同じ職場での3年を超えての雇用禁止 同一労働同一賃金への待遇改善 通勤費の支給 派遣社員の苦情処理を派遣先と派遣元が協力して対応する 日雇派遣を契約解除した時の休業手当支払い 法改正後の注意点 近年では、働き方改革として派遣労働者と正社員の賃金格差是正や福利厚生を同水準に引き上げる動きが活発化しています。これまで、正社員と同じ仕事をしているのに給料が異なり、待遇差が生じていることが問題視されていました。 派遣社員も同一労働同一賃金での労働で働けるよう法改正が行われ、2020年4月1日より施行されています。格差是正に向けて今後も活発に法改正されることが予想され、派遣法の改正があった際には自社と派遣元の契約が法律に違反していないか随時確認が必要です。 派遣期間中に契約解除はできるのか？ 派遣期間中でもやむをえない事情がある場合は、契約期間中であっても契約を解除することは法的には可能です。しかし、契約解除にあたり派遣社員は派遣先企業と派遣元企業に対して、合理的な理由を説明する必要があります。 まとめ アウトソーシングや派遣へ自社の業務を任せることで、業務改善を図れるでしょう。今後はさらに人手不足が進み、社員の業務負担が増えていくことが考えられます。外部に委託することで、業務の質が改善するだけでなく、コスト削減やコア業務への従事が可能となります。 双方のメリットデメリットを理解して、自社に合ったサービスを選ぶことが大切です。アウトソーシングや派遣の導入を検討して、会社の生産性をさらに上げていきましょう。

現在、多くの企業は業務の一部をアウトソーシング（外部委託）して効率化を図っています。しかし、ヘルプデスクのように「緊急性を伴う業務を委託できるのか」と、疑問に感じる方もいるでしょう。結論として、外部委託はアウトソーシングが可能です。 本記事では、外部委託できる理由とアウトソーシングできる業務内容や導入にあたってのメリットとデメリット、費用について紹介しています。運用を失敗しないためのポイントを把握するためにも、ぜひ参考にしてください。 ヘルプデスクのアウトソーシングは可能？ 社内のヘルプデスク業務はアウトソーシングが可能です。近年は特にAIツールの導入を検討する企業が増えています。限られた人員で効率よく業務を進めるために、外部委託ができる業務は外注（アウトソーシング）し、社員はコア業務に時間を注ぎながら企業の利益UPを図る狙いがあります。 ヘルプデスクは多岐にわたるスキルが必要な業務です。ITスキルやコミュニケーションスキルの他に、ストレス耐性スキル等の自己管理が必要となります。本来は自社でヘルプデスク担当を育成するのが望ましいです。しかし、今後これらのスキルを兼ね備えた人材確保が難しい事を踏まえると、早期にアウトソーシングを考える企業が多いことも頷けます。 セキュリティは大丈夫？ ヘルプデスクは多岐にわたる業務を担っていることから、社内の重要な情報が集約している部署と言えます。マニュアルや使用ツールや取引先等の社内情報や顧客情報等が漏洩すると、会社の存続にかかわる問題になりかねません。アウトソーシングを行う場合、これらの機密情報を開示することになります。 アウトソーシングで一番怖いことは、漏洩した情報が悪用されたときの責任問題です。実際のアウトソーシング企業のセキュリティがどの程度のものなのか、気になる方も多いでしょう。 アウトソーシング先は提携先の他の重要な情報を基本的にデータで保管しているため、関係者以外の立ち入りは制限していることがほとんどです。物理的な侵入だけでなく、外部からの情報アクセスを制限して、情報漏洩対策を日々進化させています。 と言っても、アウトソーシング企業によっては、さらに外部委託をしていて、委託先でのセキュリティ管理レベルが低い場合もあります。アウトソーシング企業のセキュリティ実態は必ずチェックすべき事項です。 ヘルプデスクのアウトソーシング範囲 次にアウトソーシングできる業務範囲を紹介します。自社の悩みを解決できる強みのある会社を選ぶために、業務委託範囲を押さえましょう。 コール/アラート受付 顧客からの問い合わせやトラブル対応が主な役割で、ヘルプデスク業務の基本的な業務です。会社によっては年中無休で対応してくれる企業もあります。 システムサポート 自社で使用している業務システムの運用支援やトラブル対応を行います。トラブル対応には専門知識が必要なこともあり、会社によって契約金額が変わるため、事前に確認しておきましょう。 運用オペレーション代行 自社のシステムやネットワーク、サーバーなどを監視し、トラブルが発生した時には迅速に対応します。また、システムダウン等の問題を未然に防ぐ役割もあり、これらシステムの運用保守や代行業務を担うことも可能です。 オンサイトサポート オンサイトとは「現地」です。IT分野では現地でシステムの保守・運用・管理を指しており、自社で異常が発生した際に直接来社して対応してくれます。 システム監視 自社の使用しているサーバーやネットワーク、セキュリティ全般に関する問題へ対応します。異常を早期に検知してトラブルに発展しないよう、監視体制を整えています。 ヘルプデスクをアウトソーシングするメリット アウトソーシングするメリットを知り、自社でヘルプデスクを運用した時の利点を比較しながら以下の3点を考えましょう。 業務効率向上による収益性アップ 業務の繁閑に左右されないサービスレベル コスト削減 それぞれの詳細を解説します。 業務効率向上による収益性アップ ヘルプデスクをアウトソーシングする最大のメリットとして業務の効率化が挙げられます。専門スキルと経験を兼ね備えたプロに委託すると、自社の従業員がヘルプデスク関連にかけていた時間を他の業務や新業務に注力でき、企業の利益増加にもつながるでしょう。 アウトソーシングすると、これまで突発的な対応で残業が発生し、クレーム対応でストレス負荷に悩まされることから解放されます。 業務の繁閑に左右されないサービスレベル 業務の繁忙期に合わせて、自社でヘルプデスクの従業員を増員するのは困難です。人手不足で他部署から人員を一時的に移動できたとしても、サービスの品質を高水準で保つことは難しいでしょう。 しかし、アウトソーシングをすれば契約で定めたサービス品質が常に維持されるため、人材不足によるサービスのクオリティは防げます。繁忙期と閑散期が明確でこれまでのノウハウがあれば、時期ごとに契約内容を変えることで、費用を抑えながら高品質のサービスを提供できます。 コスト削減 アウトソーシングを導入する方が長期的に費用を安く抑えられます。理由は以下があります。 内製では従業員の採用や育成に時間がかかる ツール選定とヘルプデスク立ち上げから体制を構築するコストを削減できる 初期費用以外のランニングコストを考えても、アウトソーシングを導入した方がトータルコストを低く抑えられるでしょう。また、自社で運営した時のコストと比較しても、アウトソーシングして従業員がコア業務に従事した方が得られる利益を増加させやすいため、企業の財政基盤向上に貢献できます。 アウトソーシングするデメリット アウトソーシングを行うデメリットもあります。デメリットを知ってアウトソーシングを導入すべきか冷静に検討しましょう。 自社内にノウハウが溜まりづらくなる アウトソーシングすると、本来社内で対応することで蓄積されるスキルやノウハウが得られないデメリットがあります。ヘルプデスクに関する知識が自社内に溜まらず、コミュニケーションや対応マニュアル等のノウハウが社外で蓄積されてしまいます。 将来的に自社内でヘルプデスクを開設するときや、万一アウトソーシング先が倒産した場合には自社で対応しなければなりません。しかしヘルプデスク同様の対応経験や知識がないために対応が遅れる場合があります。 委託開始までの準備に時間がかかる 提携先がプロだとしても、自社の製品やサービス等についての知識習得には時間がかかります。委託開始時期を予定より早めると、委託できる体制が万全ではないため、委託後に問題が生じる可能性が高まるでしょう。 対応範囲によっては高額になるケースも ヘルプデスク業務のアウトソーシングは、対応範囲が広い・委託する業務内容の難易度によって料金が高くなります。アウトソーシングを利用する際は、自社で想定していた内容と料金では契約してもらえない場合があります。 ヘルプデスクのアウトソーシング先の選び方 ここからヘルプデスクをアウトソーシングするにあたって、提携先が導入しているアウトソーシングの例を見ていきましょう。型による特徴を押さえて、自社に適した契約内容を検討しましょう。 オンサイト型 オンサイト型は、提携先の従業員が自社内に常駐する運用形態です。直接コミュニケーションが取れるため、トラブルに迅速に対応できる点がメリットです。一方、自社内にスペースを確保や、自社のルールや機密事項の取り扱いを共有する手間がデメリットとして挙げられます。 オフサイト型 提携先の従業員が常駐するオンサイト型の逆で、提携先の会社内から業務を行う場合をオフサイト型と言います。オフサイトがアウトソーシングする場合の一般的な型です。オンサイト型と比べて、運用準備がかからないためコストを安く抑えられます。 ハイブリッド型 ハイブリッド型は、オンサイト型とオフサイト型の両方のメリットを活用する方法になります。両者のデメリットを補い合うのが特徴です。普段はオフサイト型でコストを低く抑えて、緊急時にオンサイト型で素早い対応を取れる契約内容にすることでメリットを享受できます。 アウトソーシングにかかる費用は？ 主に料金は以下の2種類あります。 固定型料金方式 従量課金方式 自社に合った料金設定ができるように特徴を掴みましょう。 固定型料金方式 固定型料金方式は6カ月等の決められた期間での料金設定です。アウトソーシング料金は業務範囲や対応人数、問い合わせ件数等によって決まります。アウトソーシング導入後に対応人数を増やしたい等の要望があると、「契約内容外」ということで追加料金の発生が生じます。 従量課金方式 従量課金方式は問い合わせ件数や稼働時間によって料金が決まります。利用時間が長くなるほど料金がかかりますが、閑散期のコスト削減には有効です。また、立ち上げたばかりで件数が少ない時等の短期的な変動に適しています。 まとめ ヘルプデスク機能のアウトソーシングを導入することで、会社の利益以外に顧客や社員の問題を解決に導けます。国内のヘルプデスク市場は毎年売上が伸びており、成長産業といえるでしょう。 自社で業務を内製化していくことに限界があります。グローバル化が進む中、国内でも働き方が多様化することを考えると、業務効率を上げていかなければなりません。 アウトソーシングを積極的に活用することで、より自社でしか行えないコア業務へのリソースが割けるようになり企業価値も高まります。ヘルプデスク業務でお困りでしたら、ぜひアウトソーシングも視野に入れてみましょう。

各企業での業務効率化に伴い、最近ではヘルプデスクの重要性が高まっています。ヘルプデスクの主な業務は顧客からの問い合わせ以外に、社内で導入されたITツールの使い方やトラブル対処法の問い合わせがあります。ヘルプデスクの品質しだいで、企業の対外イメージは大きく変動しますし、ヘルプデスクと社内他部署の連携は企業の開発能力に大きな影響を及ぼします。 現在、業務上の問題点に対して確固とした目的意識を持ってヘルプデスクの業務改善に取り組んでいる企業はまだまだ多くありません。改善できれば、顧客の価値創出や他社との違いを作り出し、差別化できて企業の利益を向上できるでしょう。ヘルプデスクの業務効率化に向け、解決策を考えている方はぜひ参考にしてください。 ヘルプデスクとは？ ヘルプデスクとは、顧客や社員からの社内外の問い合わせに対応する仕事です。特に電化製品やIT製品においてユーザーがトラブルを抱えた際に問い合わせるのが、トラブルシューティングに特化したヘルプデスクです。問い合わせは、初歩的な製品の使い方から技術的な内容まで問われることもあります。 ヘルプデスクの業務では、エンジニアに求められるような高度なITスキルが求められるシーンも少なくありません。その他に電話やメールの対応方法、また顧客の場合はコミュニケーションスキルも求められるセクションです。 サービスデスクとの違い サービスデスクは企業への問い合わせ全般を請け負っています。トラブルシューティングを主な対象とするヘルプデスク業務の他に、商品の情報発信や顧客の満足度調査も業務範囲です。ヘルプデスクとの違いは、問い合わせに対応する受動的な面だけでなく、自ら情報発信して顧客と積極的に関われます。 コールセンターとの違い コールセンターはヘルプデスクと同様の業務を行うことがほとんどです。しかし、顧客からの問い合わせ対応の他に、オペレーターから顧客に電話をかけるアウトバンド業務がある点にヘルプデスクとの違いがあります。 ヘルプデスクの抱える問題点 ヘルプデスクは主に問い合わせ業務を担っています。ヘルプデスク業務における課題は大きく以下の6つ挙げられます。 業務の見通しが立てにくい 業務範囲が不確定 ストレスマネジメントが必要 季節や時期によるばらつきが大きい 博識で、知識のアップデートが必要 人材不足 それぞれの詳細を解説します。 業務の見通しが立てにくい ヘルプデスクへの問い合わせがあることで初めて業務が発生するため、ヘルプデスクに来る依頼を予測できません。そのため、部下の業務進捗や遅れている業務のフォローがしづらく業務管理が計画通りに進まない可能性があります。 業務範囲が不確定 ヘルプデスクの業務範囲は明確化されておらず、企業によっても大きく異なります。問い合わせの他に、事務作業や製品に関する種々の対応等の様々な業務を任される事もあるでしょう。任される業務量が増えると、1人あたりの負担が大きくなりモチベーションも下がります。 ストレスマネジメントが必要 ヘルプデスクは以下のようにストレス負荷がかかりやすい業務です。 緊急案件の対応 難しい顧客の対応 自分でスケジューリングしにくい 問い合わせ業務が優先となるため、思うように業務が進められないと、仕事のモチベーションが下がり、自己嫌悪に陥る可能性もあります。ヘルプデスクは従業員同士のチームワークも大切であることから、業務量の違いが感じとれてしまうと不平等感が生まれ、業務に支障が出る可能性もあります。 季節や時期によるばらつきが大きい 提供している商品やサービスが季節要因によって問い合わせ件数にばらつきが出ることがあります。取り扱い製品が季節によって稼働時間が変わるものであれば、年間を通しての問い合わせ数に変動があるでしょう。季節要因以外にも、月末や月初のように業務量の偏りがあると、1日で対応すべき業務量が多くなり残業が発生しやすくなります。 博識で、知識のアップデートが必要 ヘルプデスクには社内外から幅広い内容の問い合わせが入ります。問い合わせた人がある程度の知識を持っていれば、ヘルプデスクの従業員はより深い知識が必要です。また、いつどのような問い合わせが来ても対応できるよう幅広い知識を有していること、保有しているだけでなくアップデートしなければ業務の対応は難しいでしょう。 人材不足 ヘルプデスクにも人材不足の波が来ています。限られた人数の中で、多くの業務を遂行しなければならないこともあるでしょう。 業務量が増加すると時間内に仕事が終わらず、残業の発生や周囲の人にも迷惑をかけるかもしれません。優秀な人材を採用しても、業務の内容を習得するまで時間がかかることから、ストレス等の多様な理由で離職者が多くなる可能性も考えられます。 ヘルプデスク業務改善の解決策 ヘルプデスク業務の問題点を改善するために以下の６つの解決策を紹介します。 担当範囲の明確化 AIチャットボットの導入 アウトソーシングの導入 資格取得支援 テレワーク導入 担当範囲の明確化 まずはヘルプデスク内での担当範囲を明確化させましょう。ヘルプデスクは困った時に連絡すれば解決してくれると思われ、知らない間に社内の「なんでも屋」になっていることがあります。 社内からの緊急性が低い対応が増加すると、本当に対応すべき案件に時間を使えません。社内に対応可能な業務を通達したり、AIツールを導入することで従業員の負担を軽減させましょう。 AIチャットボットの導入 問い合わせ手段を主に電話かメールとしている企業が今でも多数派でしょう。これらの手段だと、人手不足の現代では1人当たりの業務量が過剰になりやすいです。 問い合わせの初期対応から人員を割いていては本来時間をかけるべき業務を行うことは難しいでしょう。社内外の問い合わせに対応することが業務ですが、ITツールを取り入れて業務の効率化を図ることで社員の負担を軽減できます。ITチャットボットを導入すると、初期段階から問い合わせの対応をしなくてもよくなります。 送り主はヘルプデスクの従業員に繋がる前に、よくある質問等で解決できる内容であれば、一連の流れに対応せずに解決できます。従業員はITチャットボットでも解決できない問い合わせに対応できたり、問い合わせ以外の業務に時間を使うことができたり、業務負担を軽減できるでしょう。 アウトソーシングの導入 より人手不足が深刻化している、または人材は確保できているが他の業務に注力したい場合は、アウトソーシングがおすすめです。アウトソーシングすることで問い合わせ対応のプロが適切に対応し、問い合わせ先の満足度は自社で行うよりも高くなります。 顧客の満足度が上がる事もさることながら、問い合わせ業務にかかる時間がなくなり、突発的な残業や様々なストレス等のこれまでの問題点がほとんど解決されるでしょう。 しかし、これまでのヘルプデスク運営のノウハウが今後蓄積されず、クライアントへの対応が難しくなることや委託費用が計上されることも考慮したうえで導入を検討してください。 ヘルプデスク業務を丸ごと委託するのではなく、以下のように自社に合ったサービスを提供している会社を見つけることが重要です。以下のように会社ごとに特色があります。 ITシステム導入 年中無休で対応してもらえる 出張対応 駐在サポート 自社に合ったサービスとランニングコストを検討してサポートの手厚い会社と契約しましょう。 資格取得支援 ヘルプデスク業務遂行に必須の資格はありませんが、資格取得することで自身のスキルを証明でき、勉強の過程で知識を蓄積できます。ヘルプデスク等のIT関連業種ではITスキルに関する資格を取得することが望ましいでしょう。おすすめのIT資格は、以下があります。 ITパスポート マイクロオフィススペシャリスト(MOS) 基本情報処理技術者 応用情報技術者 TOEIC 資格取得による手当金の支給を行うことで、モチベーションが高まります。ぜひ他社との差別化のために、従業員へのスキルアップを促しましょう。 テレワーク導入 社員の多様な働き方を推進するためにテレワークの導入が挙げられます。ITツール導入が進むと、出社して業務を行う必要性が少なくなるでしょう。 自宅や自宅以外に勤務場所を自由に決められることでモチベーションアップや離職率低下を期待できます。従業員の出社によるストレス軽減やコア業務への時間を確保することで、会社にとってもメリットが多く利益向上も見込めるでしょう。 まとめ ヘルプデスクが機能している会社は利用者である顧客や社員の満足度が高く、利益が向上します。しかし、ヘルプデスクで働いている従業員の満足度は十分とは言えないのが現状です。業務改善に取り組まなければ、離職者や退職者が増え、人手不足に陥ります。 人手が足りなければ、これまで利用者から得られていた満足度を維持することは困難でしょう。満足度が維持できずにどんどん低下すれば、利用者数が減少します。今こそ業務改善に取り組み、ヘルプデスクをより良い職場環境に整え、さらなる利用者の満足度向上に取り組んでいきましょう。

昨今の労働市場では、人手不足が大きな課題となっています。大手、中小問わず様々な業界で人手が足りないという課題を抱えています。株式会社帝国データバンクの「人手不足に対する企業の動向調査（2024年1月）」によると、52.6％の企業が人手不足と感じているとの調査結果が出ています。 この記事では、人手不足の日本の現状となぜ人手不足なのか原因を説明します。また、人手不足で取り組むべき対策についても詳しく解説しています。特にアウトソーシングの活用について詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。 人手不足の原因は？ 人手不足について考えられる大きな原因は、少子高齢化による生産年齢人口の減少です。少子高齢化とは、出生率が下がり15歳未満の人口の割合が減り、65歳以上の人口が総人口の7％以上の割合になることを言います。多くの先進国の悩みではありますが、日本は特に深刻な状況です。 総務省の調査では、日本の総人口は2008年をピークに減少しており、2060年には9000千万人を割り込むと言われています。15〜64歳までの仕事に従事できる年齢の人口を生産年齢人口と言いますが、2060年には、生産年齢人口が最も多かった1995年と比較して50％も減少すると見られています。徐々に日本の労働力が減少していくことがわかるでしょう。 人手不足が招く影響は深刻 人手不足が招く影響は深刻で、株式会社帝国データバンクの「人手不足に対する企業の動向調査（2024年1月）」によると、2023年の企業倒産は260件に上り、過去最高水準となりました。労働人口が減少して、発生する影響としては、人手不足によるしわ寄せで一人ひとりの従業員の負荷が高くなり、残業の増加や納期遅れなどのトラブルが発生し、提供される商品やサービスの質が低下していきます。 すると、企業は事業を縮小せざるを得なくなり、人手不足によって倒産を余儀なくされる事態にもなりかねません。コロナウイルスの拡大によって、一時期は人手不足が落ち着きを見せましたが、感染症レベルが下がり、自粛が解除されると、再び人手不足が発生しています。業界によっては、需要が増えたことにより、供給が追いついていない状況になっています。 人手不足で苦しい業界は？ 人手不足が特に顕著な業界は以下が挙げられます。 医療・福祉 建設業 運輸業・郵便業 製造業 それぞれの業界の人手不足の現状と原因を解説します。 医療・福祉 医療や福祉の業界は、少子高齢化によって需要が増えています。医療については、特に看護師の人手不足が課題となっています。看護師の数は、2018年以降右肩上がりに増加していますが、それ以上に高齢者が増え、需要が増加している現状です。また、離職率が高いことも原因となっています。 介護職についても医療と同様に、高齢化により需要が増えていますが、供給が追い付いていません。仕事がきつく、給与水準が低いといったイメージを持つ人が多いことも人手不足の原因となっています。 建設業 1995年以降、建設業への就業率は下降傾向にあります。その原因は、肉体労働で残業が多く、週休2日制でないこと、給与水準が低いことが挙げられます。こういった原因が、業界の悪いイメージに繋がり、就業率が下がってしまっているようです。 運輸業・郵便業 ECサイトやオンラインショッピングの需要の増加により、荷物が増えてドライバーが不足しています。送料を抑えることで、働き手の報酬も下がり、給与水準が低いままです。また、ドライバーの高齢化も大きな課題となっています。 製造業 日本の経済基盤である製造業ですが、人手不足が深刻になっています。経済産業省の「2023年度版ものづくり白書」によると、全産業に占める製造業の就業者の割合は、低下傾向で推移しています。残業が多い、きついなどの負のイメージや、技術継承者がいないことで先細ることが人手不足の原因として挙げられます。 人手不足で取り組むべき5つの対策 人手不足で悩んでいる企業のマネージメント層が行うべき対策について説明します。人手不足の解決事例についてはこちらの記事で解説しています。 多様な働き方の推進 政府が掲げる一億総活躍社会にあるように、女性も男性も、シニア層も若者もあらゆる環境の人たちが活躍できる働き方を推進する必要があります。今後は、フルタイム以外にも以下の柔軟な働き方が求められるでしょう。 短時間勤務 テレワーク フレックス制度の導入 将来的に終身雇用が崩壊していくと言われていますが、同じ会社で働き続けるスタイルから変化していく必要があります。副業を許可することで、働く側のモチベーションの維持や、収入の増加が見込めます。 企業としては、幅広い知見を持った人材の確保や、第三者の視点が新たなイノベーションを生み出すきっかけになるでしょう。実際に、本人の希望に応じたワークスタイルを実現するように努める企業が増えています。 職場環境の改善 人手不足の原因として、劣悪な労働環境による離職の多さを挙げました。長時間残業や、週休二日が担保されないなどの状況が常態化すると新しい人材を確保したとしてもすぐに辞めてしまいます。教育コストも増加し、社員のモチベーションも低下します。 そのため、働きやすい環境を作ることが重要になります。業務プロセスを見直し、業務のムダを洗い出すことで、長時間残業や休日日数を改善できる可能性があります。また、業務のDX化ができれば労力の削減ができます。 女性やシニア層、初心者などでもできるように仕事の切り分けができれば、求人の幅も広がります。性別や年齢、労働時間などできる限り採用条件を緩和できるような職場環境の改善を目指しましょう。 人材派遣の活用 人材派遣は、必要な労働時間やスキルを指定して人材を確保することができます。自社の雇用ではないので、給与の支払いなどの労務管理や社会保険の手続きなどの事務手続きも不要です。契約する期間についても、短期から3ヶ月以上の長期まで、業務の繁閑に合わせて依頼することができます。 「お中元やお歳暮の特定の繁忙期にだけ来て欲しい」、「定年退職の社員の後任が必要」などの場面で利用しましょう。他にも、外国人人材の活用で人材派遣を利用するケースも多いです。「通訳・翻訳ができる人材が欲しい」、「他国の言語のマニュアルは完備しているので、とにかく人手が欲しい」といった要望にもお答えすることができます。 人材紹介の活用 人材紹介は、求人票の作成から候補者を選定し、求職者を紹介するところまで行うサービスです。あらゆる経歴を持った人材がデータベース化されているため、自社の状況や要望にマッチした人材を採用できます。中途採用にかかる時間的コストを一挙にお任せできるので、採用担当者の負担を軽減でき、自社の希望に沿った即戦力となる人材を確保することができます。 書類選考から面接に関しては、通常の採用フローと同様です。そのため自社の採用基準がブレることなく、人材確保の労力を削減することができます。労力を下げつつ、人材の質も担保することができるでしょう。 アウトソーシングの活用 アウトソーシングは、業務の一部を外部に委託することです。社員が行っていた事務処理や単純な作業などがあれば、アウトソーシングすることで、業務の負担が減ります。業務の負担が減るので、社員の離職も防ぐことができます。 アウトソーシングは、業務のみを契約して委託するため、人員の確保や採用の手間が省けます。業務管理もアウトソーシング先の企業が行うので、管理コストも削減できます。これまでは一般事務を外部委託するケースが多かったですが、昨今では、以下のような業務も外部委託するケースが増えています。 ノウハウを必要とする営業 航空機の設計など専門的な知識が必要な業務 IT業界においても、システムや、アプリケーションの開発などを外部委託するITOも増えてきています。アウトソーシングを活用することで、自社の雇用を増やすことなく、労働力を確保することができます。そうすることで、より専門性が高い部分のリソースを確保し、自社の競争力をあげることができるでしょう。 アウトソーシングとは？どのような手順で導入する？こちらの記事で解説していますので併せてごらんください。 アウトソーシングの活用について アウトソーシングを活用するにあたり、アウトソーシングに適している業務や委託するメリットを解説します。 アウトソーシングと派遣の違い アウトソーシングと派遣は混同されがちですが、明確に違いがあります。アウトソーシングは、「業務内容や成果を持って対価を支払うもの」であるのに対して、派遣は、「業務に対して人材を提供するもの」です。アウトソーシングでは、「業務委託契約」を結び委託先企業が業務管理を行うのに対して、派遣では「労働派遣契約」を結び、自社に受け入れ、派遣先企業が指揮命令を行います。 業務委託契約を結んでいるにもかかわらず、指揮命令を委託元企業が行なっていると違反となるケースがあるので注意が必要です。他にも、自社の敷地を貸与してアウトソーシングを行う場合は、エリアを明確に分ける必要があります。自社の社員と委託先企業の社員の業務エリアが混在していると、こちらも違反となる場合があります。 アウトソーシングに適している業務 アウトソーシングを検討するにあたって、業務範囲については制限はありません。自社の課題に合わせて、業務を切り分けることをおすすめします。その中でも、一般的に大きな効果を得られやすい業務は以下があります。 人事、総務などの一般事務 テレアポやインサイドセールスなどの営業業務 一般事務に関しては、業務がルーティン化されやすいので業務の切り分けが可能です。営業については、イレギュラー対応が多く属人化しやすい業務ですが、テレアポなどはルーティン化しやすい業務にあたるためアウトソーシングに向いています。 他にも、IT領域については高い専門性が必要となるため、人材を豊富に確保することは困難です。よって、IT関連に特化した人材を確保している企業にアウトソーシングを依頼するといいでしょう。 アウトソーシングのメリット アウトソーシングには様々なメリットがあります。その中でも一番大きなメリットは人手不足の解消です。自社のみでは採用が難しい専門的な人材の確保についても外部の業者と協力できます。 他にも、社員の業務をアウトソーシングで巻きとることで、負担が軽減し、離職防止に繋がります。これは前述した通り、人手不足の原因の根本的な解決に繋がります。 自社のみでの人員の確保は、今後一層困難を極めます。競争力を担保し、これからの時代を乗り越えていくに、アウトソーシングは必須の経営戦略になります。 まとめ 少子高齢化による業界の人手不足は、避けて通ることができない状況にあります。今後は益々、採用が困難になり、企業の質を担保しづらくなります。 あらゆる手段をとって、この困難を乗り越える必要があるでしょう。自社の働き方改革と外部人材の活用、そしてアウトソーシングの活用は必須の経営戦略と言っても過言ではありません。今後の経営のために検討してみてはいかがでしょうか。